Mae’r Bwrdd yn atebol am Lywodraethu, Rheoli Risg a Rheolaeth Fewnol. Fel Prif Weithredwr y Bwrdd, mae gennyf gyfrifoldeb dros gynnal strwythurau a phrosesau llywodraethu priodol ynghyd â system gadarn o reolaeth fewnol sy’n cefnogi cyflawni polisïau, nodau ac amcanion y sefydliad, wrth ddiogelu’r arian cyhoeddus ac asedau’r sefydliad yr wyf yn gyfrifol amdanynt yn bersonol. Cyflawnir y rhain yn unol â’r cyfrifoldebau a neilltuwyd gan Swyddog Atebol GIG Cymru.

Mae’r adroddiad blynyddol yn amlinellu’r gwahanol ffyrdd y mae’r sefydliad wedi gweithio’n fewnol a gyda phartneriaid yn ystod 2022/23. Mae’n egluro’r trefniadau ar gyfer sicrhau bod safonau llywodraethu’n cael eu cynnal, bod risgiau’n cael eu nodi a’u lliniaru, a bod sicrwydd wedi’i geisio a’i ddarparu. Lle bo angen, darperir gwybodaeth ychwanegol yn y Datganiad Llywodraethu, ond y bwriad oedd lleihau dyblygu lle bo modd. Felly mae angen adolygu adrannau eraill yn yr Adroddiad Blynyddol ochr yn ochr â’r Datganiad Llywodraethu hwn.

Mae’r Datganiad Llywodraethu hwn yn egluro cyfansoddiad a threfniadaeth strwythurau llywodraethu Iechyd a Gofal Digidol Cymru a sut maen nhw’n cefnogi cyflawni ein hamcanion. Mae cefndir Iechyd a Gofal Digidol Cymru, ei swyddogaethau a’i gynlluniau wedi’u hamlinellu yn yr Adroddiad Perfformiad.

Mae’r Bwrdd ar frig ein system llywodraethu a sicrwydd mewnol. Mae’n gosod amcanion strategol, yn monitro cynnydd, yn cytuno ar gamau gweithredu i gyflawni’r amcanion hyn ac yn sicrhau bod rheolaethau priodol ar waith ac yn gweithio’n iawn. Mae’r Bwrdd hefyd yn cael sicrwydd gan ei bwyllgorau, asesiadau yn erbyn safonau proffesiynol a fframweithiau rheoleiddio.

Mae’r Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth yn Bwyllgor preifat o’r Bwrdd, yn ogystal mae’r grŵp cynghori unigol, y Fforwm Partneriaeth Lleol (LPF) yn breifat ar hyn o bryd, ond er mwyn ymrwymo i fod yn agored ac yn dryloyw, rhennir adroddiad uchafbwyntiau o’r ddau gyfarfod ym mhob un o gyfarfodydd y Bwrdd Cyhoeddus.

Mae’r cyfnod adrodd ar gyfer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol hwn yn canolbwyntio’n bennaf ar y flwyddyn ariannol 1 Ebrill 2022 i 31 Mawrth 2023.

Yn ystod 2022/23, cytunodd y Pwyllgor Iechyd a Gofal Cymdeithasol a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus i gydweithio i graffu ar Iechyd a Gofal Digidol Cymru Cyhoeddwyd y cylch gorchwyl a’r dystiolaeth a gasglwyd gan y Pwyllgorau, a buom hefyd mewn sesiwn lafar ar 26 Hydref 2022.

Bu Iechyd a Gofal Digidol Cymru hefyd yn cefnogi ymchwiliad undydd y Pwyllgor Cydraddoldeb a Chyfiawnder Cymdeithasol ar gyfiawnder data a’r defnydd o ddata personol ar y GIG. Mynychodd cynrychiolwyr Iechyd a Gofal Digidol Cymru yr ymchwiliad ar 27 Mawrth 2023.

Er mwyn cydlynu Cynllunio at Argyfwng a Pharhad Busnes o fewn Iechyd a Gofal Digidol Cymru, datblygwyd swydd newydd Arweinydd Cynllunio at Argyfwng a recriwtwyd iddi yn ystod 2022.

Yn fewnol, mae Grŵp Cynllunio Parhad Busnes Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi parhau i weithio gyda phob adran i sefydlu Cynlluniau Parhad Busnes Adrannol i gefnogi Cynllun Parhad Busnes trosfwaol Iechyd a Gofal Digidol Cymru ac i werthuso a lliniaru risgiau adnabyddadwy ar Gofrestri Risg Cenedlaethol a Rhanbarthol a risgiau a hunanaseswyd a allai effeithio ar Iechyd a Gofal Digidol Cymru.

Mae’r Rhaglen Cadernid Systemau TG wedi’i sefydlu o fewn Iechyd a Gofal Digidol Cymru i gofnodi ac adrodd ynghylch sicrwydd busnes a chydymffurfiaeth ar gyfer dogfennaeth a phrofion Cadernid Digidol.

Ers iddo fod yn gweithredu gan ganolbwyntio ar barhad busnes yn ystod yr ymateb i’r pandemig Covid-19, mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi parhau â’i ymagwedd gydweithredol at barhad busnes a chynllunio at argyfwng trwy aelodaeth weithredol o grwpiau Cynllunio:

• Grŵp Cynghori Cynllunio at Argyfyngau Iechyd Cymru
• Grŵp Cynllunio Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru

Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi crybwyll y modd y cymhwysir y Ddeddf Argyfyngau Sifil i weithgareddau Iechyd a Gofal Digidol Cymru gyda Llywodraeth Cymru gyda’r nod o’u cynnwys mewn modd sy’n rhwymo’n gyfreithiol yn y fforymau cynllunio at argyfyngau cenedlaethol hy Fforymau Lleol Cymru Gydnerth, o dan y Ddeddf Argyfyngau Sifil.

Mae’r Bwrdd wedi’i gyfansoddi i gydymffurfio â Rheoliadau Iechyd a Gofal Digidol Cymru (Aelodaeth a Gweithdrefn) 2020. Yn ogystal â’r cyfrifoldebau a’r atebolrwydd a nodir yn y telerau ac amodau penodi, mae Aelodau Annibynnol wedi gweithio gyda’r Cadeirydd i gytuno ar eu rolau fel Hyrwyddwyr y Bwrdd. Rhannwyd Adroddiad Blynyddol manwl Hyrwyddwyr y Bwrdd yn ein Cyfarfod Bwrdd ym mis Ionawr 2023.

Mae’r  Bwrdd yn cynnwys Aelodau Annibynnol a Chyfarwyddwyr Gweithredol

Trwy gydol y flwyddyn cafwyd nifer o newidiadau, mewn cydweithrediad ag Uned Cyrff Cyhoeddus Llywodraeth Cymru penodwyd.Marilyn Bryan Jones, Aelod Annibynnol ym mis Gorffennaf 2022 a phenodwyd Alistair Klaas Neill, Aelod Annibynnol ym mis Awst 2022.

Ar ddechrau’r flwyddyn roedd dwy swydd wag fel yr amlinellwyd yng nghynnig y strwythur Gweithredol a gyflwynwyd gan y Prif Weithredwr. Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithrediadau, aelod â phleidlais o’r Bwrdd a Chyfarwyddwr Gwasanaethau Digidol Sylfaenol, Cymunedol ac Iechyd Meddwl, aelod heb bleidlais o’r Bwrdd.

Penodwyd Sam Hall yn Gyfarwyddwr Gwasanaethau Digidol Sylfaenol, Cymunedol ac Iechyd Meddwl ym mis Awst 2022 i ddechrau ym mis Tachwedd 2022. Mae gan y swydd hon wahoddiad sefydlog i gyfarfodydd y Bwrdd lle gallant gyfrannu at drafodaethau, fodd bynnag, nid oes ganddo ef/hi hawliau pleidleisio gan nad yw’r swydd hon yn Gyfarwyddwr Gweithredol.

Penodwyd Sam Lloyd yn Gyfarwyddwr Gweithredol Gweithrediadau ym mis Medi 2022 i ddechrau ym mis Ionawr. Penodwyd Gareth Davis yn Gyfarwyddwr Gweithredol Gweithrediadau Dros Dro ym mis Ebrill 2022. Daeth y trefniant interim hwn i ben ar 17 Hydref 2022, a phenodwyd Carwyn Lloyd-Jones yn Gyfarwyddwr Gweithredol Gweithrediadau Dros Dro rhwng 17 Hydref 2022 a 15 Ionawr 2023.

Yn ystod 2022/23, cynhaliwyd sesiynau datblygu a briffio’r Bwrdd a oedd yn cynnwys pwyslais ar yr elfennau llywodraethu canlynol:

Ym mis Ionawr 2023, sefydlwyd y Bwrdd yn llawn gyda nifer lawn o aelodau gweithredol ac annibynnol. Roeddem yn cydnabod nad oedd y Bwrdd wedi cael cyfle i gymryd rhan mewn Rhaglen Datblygu’r Bwrdd fel Bwrdd llawn, o ganlyniad, gwnaed gwaith yn 2022-23 i dendro am sefydliad i fod yn bartner gydag Iechyd a Gofal Digidol Cymru i ddarparu rhaglen Datblygu’r Bwrdd addas i Fwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru a’n hanghenion, gan adeiladu ar y gwaith da o ran sefydlu systemau a phrosesau llywodraethu cadarn a chanolbwyntio’r gwaith ar arweinyddiaeth, ac ochr pobl y gwaith o ddatblygu llywodraethu. Cynhaliodd Iechyd a Gofal Digidol Cymru mewn partneriaeth â Deloitte fel ein partner Datblygu’r Bwrdd a’r Bwrdd y gweithdai canlynol gyda Deloitte yn ystod rhan olaf y flwyddyn:

• Adborth o Gam Diagnostig Datblygu Sefydliadol y Bwrdd gan gynnwys 360 o arfarniadau
• Cemeg Busnes – Arddulliau a Dewisiadau Aelodau’r Bwrdd
• Craffu a Herio Effeithiol

Rydym yn edrych ymlaen at barhau â’r gwaith hwn yn 2023-24.

Amlinellir aelodaeth lawn y Bwrdd yn Atodiad 1. Rhoddir isod grynodeb o strwythur y Bwrdd a’r Pwyllgorau. Mae hyn yn adlewyrchu’r strwythur arfaethedig yn rheolau sefydlog enghreifftiol Iechyd a Gofal Digidol Cymru. Nid oedd unrhyw gyfarwyddyd gan Lywodraeth Cymru na chynigion gan y Bwrdd i gyflwyno Pwyllgorau neu grwpiau cynghori ychwanegol yn ystod 2022/23

Mae system rheolaeth fewnol Bwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi’i chynllunio i reoli risg i lefel resymol yn hytrach na dileu pob risg yn llwyr, mae hyn wedi’i fynegi yn natganiad derbynioldeb risg Iechyd a Gofal Digidol Cymru. Dim ond sicrwydd rhesymol y gall ei roi ynghylch effeithiolrwydd, felly, yn hytrach na sicrwydd absoliwt.

Mae’r system rheolaeth fewnol wedi’i seilio ar broses barhaus a luniwyd i amlygu a blaenoriaethu risgiau i gyflawni’r polisïau, y nodau a’r amcanion. Mae hefyd yn gwerthuso’r tebygolrwydd y bydd y risgiau hynny’n cael eu gwireddu a’r effaith pe baent yn cael eu gwireddu, a’u rheoli’n effeithlon, yn effeithiol ac yn ddarbodus. Mae’r system rheolaeth fewnol wedi bod ar waith ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023, a hyd at ddyddiad cymeradwyo’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon.

Adolygwyd a chymeradwywyd Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd gan y Bwrdd ym mis Mai 2022. Mae Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd yn nodi’r holl reolaethau allweddol a llinellau sicrwydd i’w hadrodd i’r Bwrdd. Mae cylch adrodd blynyddol ein Fframwaith Sicrwydd Bwrdd i’w weld isod.

Rydym yn defnyddio system a phroses Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd i fonitro, ceisio sicrwydd a sicrhau bod diffygion yn cael sylw trwy graffu gan y Bwrdd a’i Bwyllgorau. Goruchwylir ein system Cofrestr Risg Gorfforaethol trwy graffu a monitro gan y Bwrdd a’i Bwyllgorau.

Diffinnir rheolaethau allweddol fel y rheolaethau a’r systemau hynny sydd ar waith i helpu i sicrhau y cyflawnir amcan strategol y Bwrdd. Asesir effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol gan ein harchwilwyr mewnol ac allanol.

Y Prif Weithredwr/Swyddog Atebol sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am reoli risg, ond arweinydd risg yr Awdurdod Iechyd Arbennig yw Ysgrifennydd y Bwrdd. Mae hyn yn golygu arwain ar ddylunio, datblygu a gweithredu Strategaeth Rheoli Risgiau a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd, a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd.

Mae datganiad derbynioldeb risg Iechyd a Gofal Digidol Cymru, a amlinellir isod, yn disgrifio ymagwedd Iechyd a Gofal Digidol Cymru at reoli risg a’r risgiau y mae’n barod i’w derbyn neu eu goddef wrth geisio cyflawni ei nodau strategol:

Mae derbynioldeb risg Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn ystyried ei allu i ddelio â risg, sef faint o risg y mae’n fodlon ei dderbyn wrth gyflawni ei amcanion o ystyried ei adnoddau ariannol ac adnoddau eraill, cyn i rwymedigaethau a dyletswyddau statudol gael eu torri.

Mae’r goddefiant risg yn rhoi arweiniad ynghylch uwchgyfeirio risgiau ar draws ei weithgareddau. Mae’r ffeithlun isod yn rhoi manylion y meysydd risg a nodwyd ac a gytunwyd gan Fwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru, y derbynioldeb cysylltiedig a’r lefelau goddefiant, ac yn gosod disgwyliadau’r Bwrdd o ran nifer y rheolaethau allweddol wrth adolygu Risgiau Corfforaethol yn y categorïau hynny yn Adroddiad Sicrwydd y Bwrdd.

Bydd yr holl risgiau’n cyd-fynd yn glir ag amcanion y sefydliad gan gadw golwg ar Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd. Mae gan Fframwaith Sicrwydd ein Bwrdd bum prif risg, a thrafodwyd y rhain yn fanwl gyda’r Bwrdd a’u cymeradwyo ym mis Mai 2022. Yn ogystal, ym mis Gorffennaf 2022, cymeradwyodd y Bwrdd dderbynioldeb risg Iechyd a Gofal Digidol Cymru ar gyfer pob prif risg. Gwnaed gwaith gan y Bwrdd drwy gydol y flwyddyn i ddiffinio’r prif risgiau i’r amcanion strategol, adolygwyd parthau risg sefydliadol Iechyd a Gofal Digidol Cymru, derbynioldeb a goddefiannau risg gan y Bwrdd mewn sesiwn ddatblygu ym mis Chwefror 2023 a bydd y rhain yn cael eu hadolygu’n flynyddol.

Yn ystod cyfnod adfer wedi COVID-19 a’r argyfwng economaidd dilynol, mae proffil risg ariannol Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi gweld cynnydd sylweddol yn y risgiau a nodwyd sydd â’r potensial i effeithio ar ein gallu i gyflawni amcanion a chyflawniadau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a’r potensial i effeithio’n fawr ar gyflawni ein hamcanion yn y cyfnod ariannol nesaf. Mae’r rhain yn amrywio o gyllid craidd ar gyfer gwasanaethau i lefelau staffio, rydym hefyd wedi nodi ystyriaethau pellach yn ein Cytundebau Lefel Gwasanaeth a chroes-dalu ar draws Cyrff Iechyd am wasanaethau byw y mae angen eu datblygu ymhellach yn unol â’n hamgylchedd digidol sy’n esblygu’n barhaus i sicrhau bod ein cynnyrch a’n gwasanaethau yn darparu ansawdd, sicrwydd a diogelwch i’r sefydliadau Defnyddwyr a’r cyhoedd yn ehangach.

Mae marchnad gweithle gystadleuol ynghyd ag opsiynau gweithio hybrid sy’n esblygu hefyd wedi peri risg i’r sefydliad dros y 12 mis diwethaf a byddant yn parhau i wneud hynny hyd y gellir rhagweld. Mae ein tîm gweithlu wedi darparu mesurau lliniaru i hyn trwy gynyddu eu rhwydwaith o adnoddau ac addasu ein polisi gweithio hybrid er mwyn gallu ymgysylltu ag adnoddau y tu allan i’n cymuned uniongyrchol. Mae angen gwaith pellach i sicrhau bod gennym wybodaeth a set sgiliau cyfoethog ac amrywiol ymhlith ein gweithlu a’n bod yn parhau i ddatblygu’r gronfa dalent sydd gennym ar hyn o bryd.

Yn ystod 2022-23 bu mwy o risg a bygythiad o ymosodiad seiber. Er ein bod fel sefydliad yn cydnabod y bydd hyn yn risg hirdymor a bydd bygythiadau sy’n dod i’r amlwg yn parhau i gynyddu o ran dwyster a gwybodaeth; rydym fel sefydliad wedi cynnal gwerthusiad helaeth o’n risgiau presennol, rheolaethau allweddol a sicrwydd i nodi Cynllun Gwella Gwasanaeth sylweddol sy’n cynnig sicrwydd ac amddiffyniad i’n sefydliad a hefyd i Barth GIG Cymru yn ehangach.

Mae perfformiad risg cyffredinol wedi bodloni disgwyliadau dros y 12 mis diwethaf gyda’r polisi rheoli risg diwygiedig yn cael ei wreiddio ar draws y sefydliad cyfan ac yn cyd-fynd â Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd.

Gwnaed cynnydd sylweddol o ran gwreiddio’r Strategaeth Rheoli Risg a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd (y ‘Strategaeth’) yn ystod 2022/23.

Mae’r Strategaeth, y polisi, a’r polisïau a’r gweithdrefnau cyswllt wedi’u dosbarthu ar draws y sefydliad a darparwyd hyfforddiant. Mae prosesau newydd wedi’u cyflwyno i’r staff i gyd ac mae gweithgareddau glanhau data wedi gwella ansawdd data o ran sefyllfa ein proffil risg yn fawr.

Mae tudalen rheoli risg fewnol newydd wedi’i datblygu i gynorthwyo staff i reoli risg yn gadarnhaol, mae canllawiau cyflym ar gael ochr yn ochr â’r polisïau a’r gweithdrefnau i alluogi staff i fod yn fwy pragmatig wrth sgorio a bod yn rhagweithiol wrth reoli eu risgiau yn unol â pholisi. Mae staff wedi’u grymuso’n well i nodi risgiau mewn modd clir a chyson ac uwchgyfeirio lle bo’n briodol ar gyfer gwneud penderfyniadau a lliniaru. Mae cofrestrau risg ar gael i staff drwy’r mecanwaith diogel hwn ar gyfer didwylledd, tryloywder a chaniatáu dull cydweithredol o nodi a rheoli risg.

Mae’r holl risgiau yn cyd-fynd yn llawn â’n cenadaethau strategol ac wedi’u mapio’n glir yn erbyn eu prif faes risg a’u dibyniaethau. Mae adolygiadau risg manwl wedi cynorthwyo i nodi risgiau nad ydynt yn rhai i Iechyd a Gofal Digidol Cymru eu perchnogi na’u lliniaru ac mae gwaith wedi bod yn mynd rhagddo drwy’r strwythurau Llywodraethu ac adolygiadau risg Clinigol i nodi a rhannu’r risgiau hyn ar gyfer perchnogaeth ac atebolrwydd cywir. O ganlyniad uniongyrchol i hyn, mae proffil risg Iechyd a Gofal Digidol Cymru bellach yn dod yn fwy syml a chywir gan ganiatáu i’r ffocws fod ar risgiau critigol a nodi risgiau newydd i’r sefydliad.