Elfennau eraill y fframwaith rheoli
Cyfrifoldeb y Swyddog Cyfrifyddu yw cynnal gwefan Awdurdod Iechyd Arbennig Iechyd a Gofal Digidol Cymru a sicrhau ei chywirdeb. Nid yw'r gwaith a wneir gan archwilwyr yn cynnwys ystyried y materion hyn ac felly nid yw archwilwyr yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb am unrhyw newidiadau a all fod wedi digwydd i'r datganiadau ariannol ers iddynt gael eu cyflwyno'n wreiddiol ar y wefan.
Elfennau eraill y fframwaith rheoli
Ansawdd a dyletswydd gonestrwydd
Disgwylir i’r Ddyletswydd Ansawdd newydd a’r Ddyletswydd Gonestrwydd newydd ddod i rym cyfreithiol ym mis Ebrill 2023, yn unol â Deddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol (Ansawdd ac Ymgysylltu) (Cymru) 2020. Bydd y Dyletswyddau newydd yn ei gwneud yn ofynnol i’r Awdurdod Iechyd Arbennig adrodd yn flynyddol ar gydymffurfiaeth â’r dyletswyddau hynny a chyhoeddi ei adroddiadau yn yr adroddiad perfformiad a’r cyfrifon blynyddol. Felly, bydd y gofynion adrodd newydd hyn yn cael eu cynnwys yn y cyfnod adrodd 2023/24.
Yn 2022/23 rydym wedi cyfrannu at ffrwd waith 2 ar gyfer gofynion adrodd ynghylch ansawdd a arweinir gan Lywodraeth Cymru, Bwrdd Gweithredu Dyletswyddau Gonestrwydd ac Ansawdd a grŵp Gweithredu Dyletswydd Ansawdd, ac mae’r olaf wedi datblygu map ffordd ar y cyd â Llywodraeth Cymru. Mae’r map ffordd hwn wedi bod yn sail i gynllun Gweithredu Dyletswydd Ansawdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru. Mae’r cynllun hwn yn ymdrin â phob agwedd ar y map ffordd gyda chasgliadau penodol ar gyfer gofynion Iechyd a Gofal Digidol Cymru o dan y ddyletswydd. Yn gynwysedig fel rhan o’r cynllun hwn, cynhaliodd Iechyd a Gofal Digidol Cymru sesiwn datblygu bwrdd yn 2022-23 mewn partneriaeth â chydweithwyr yn Llywodraeth Cymru i roi dealltwriaeth i’r bwrdd o ofynion y ddyletswydd. Yn y cyfamser, mae gofynion adrodd ar ansawdd wedi’u gwreiddio yn Adran Perfformiad yr Adroddiad Blynyddol hwn, yn benodol yn adrannau ‘Ansawdd’
Yn ogystal, yn 2022/23 bu cyfnod gweithredu anstatudol yn ystod Hydref/Gaeaf 2022 ynghylch y Ddyletswydd Gonestrwydd. Mae hyn wedi galluogi cyrff y GIG, gan gynnwys darparwyr gofal sylfaenol, i baratoi ar gyfer y gofynion adrodd newydd o dan y Ddyletswydd Gonestrwydd a hefyd i gynnal a chyflwyno sesiynau hyfforddiant ac ymwybyddiaeth.
Trefniadau llywodraethu gwybodaeth
Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn gyfrifol am y Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth (see fig 14), sy’n helpu i fonitro a gwella dealltwriaeth a chyfrifoldeb am Lywodraethu Gwybodaeth yng Nghymru. Heb fframwaith, mae’r her o sicrhau bod gwybodaeth ar gael i wasanaethau sy’n darparu Iechyd a Gofal yn mynd yn llawer anoddach.
Mae’r fframwaith yn allweddol i Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth Iechyd a Gofal Digidol Cymru, sydd yn y broses o gael ei diweddaru i adlewyrchu cynnydd, cyflawniadau a datblygiadau i’r fframwaith. Amlygir y fframwaith gan bum elfen graidd:
Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn darparu swyddogaeth gymorth ganolog fframwaith Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI). Mae fframwaith WASPI yn helpu sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i’r cyhoedd i rannu gwybodaeth yn effeithiol ac yn gyfreithlon trwy lofnodi’r Cytundeb a thempledi cytundebau rhannu gwybodaeth. Rhoddir trosolwg o WASPI isod (see fig 14 below). Dros y flwyddyn ddiwethaf, mae WASPI wedi canolbwyntio ar greu Cod Ymddygiad WASPI, a arweiniodd at ymgynghoriad a hyrwyddwyd gan Lywodraeth Cymru, a gynhaliwyd rhwng mis Chwefror 2023 a diwedd mis Ebrill 2023.
Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth Cymru (Pecyn Cymorth LlG) yn offeryn hunanasesu sy’n galluogi sefydliadau i fesur lefel eu cydymffurfiaeth yn erbyn safonau a deddfwriaeth Llywodraethu Gwybodaeth genedlaethol. Mae’r asesiad blynyddol yn helpu sefydliadau i nodi meysydd i’w gwella a all fod o gymorth i wella Llywodraethu Gwybodaeth a chynlluniau gweithredu sefydliadau. Mae pob Bwrdd Iechyd, Ymddiriedolaeth, Awdurdod Iechyd Arbennig a GMP yng Nghymru yn cwblhau’r Pecyn Cymorth LlG, gan gynnwys Iechyd a Gofal Digidol Cymru (gweler yr adran Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth Cymru isod). Mae platfform technegol newydd ar gyfer y Pecyn Cymorth LlG yn cael ei roi ar waith ar gyfer blwyddyn ariannol 2023/2024. Bydd y platfform newydd yn caniatáu i Iechyd a Gofal Digidol Cymru ehangu o’r sefydliadau hynny sy’n defnyddio’r platfform presennol ar hyn o bryd i set ehangach o randdeiliaid y mae angen iddynt ddarparu sicrwydd LlG.
Mae Gwasanaeth Cymorth y Swyddog Diogelu Data (“y Gwasanaeth”) yn darparu cyngor a chymorth penodol i Feddygon Teulu ar sail tanysgrifiad, drwy ddarparu swyddogaethau’r rôl statudol, y Swyddog Diogelu Data. Mae’r Gwasanaeth yn darparu ystod o swyddogaethau gan gynnwys hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth, archwilio cyflwyniadau Pecynnau Cymorth LlG blynyddol a darparu ystod o ganllawiau, templedi a dogfennaeth arall. Mae 84.77% o bractisiau Meddygon Teulu yng Nghymru yn tanysgrifio i’r gwasanaeth hwn. Trwy’r gwasanaeth, cefnogir tanysgrifwyr ar bob mater sy’n ymwneud â Llywodraethu Gwybodaeth a diogelu data, gan roi’r wybodaeth a’r hyder iddynt gadw gwybodaeth cleifion yn ddiogel yn eu practis.
y Teclyn Archwilio Integredig Deallus Cenedlaethol (NIIAS) yn arf monitro rhagweithiol, sy’n nodi mynediad amhriodol posibl at gofnodion clinigol ar gyfer llawer o systemau cenedlaethol. Mae gan systemau cenedlaethol fel Porth Clinigol Cymru, System Gweinyddu Cleifion Cymru a Gwasanaeth Demograffig Cymru lawer iawn o ddefnyddwyr sy’n cyrchu gwybodaeth yn ddyddiol. Er bod staff iechyd a gofal yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau i beidio â chael mynediad at unrhyw wybodaeth nad yw’n berthnasol iddynt, mae NIIAS ar waith i nodi achosion o ddefnydd amhriodol posibl.
Mae NIIAS yn eistedd y tu ôl i nifer o systemau cenedlaethol i dynnu sylw at achosion o fynediad amhriodol posibl i hysbysu Byrddau Iechyd ac Ymddiriedolaethau GIG Cymru gydag adroddiadau hysbysu dyddiol am fynediad gan ddefnyddwyr.
Mae GDPR y DU yn amlinellu saith egwyddor allweddol y dylid eu hystyried wrth brosesu data personol. Mae’r seithfed egwyddor, Atebolrwydd, yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau gymryd cyfrifoldeb am yr hyn a wnânt â data personol a sut i gydymffurfio â’r egwyddorion eraill. Mae’n rhaid i sefydliadau fod â mesurau a chofnodion priodol ar waith er mwyn dangos cydymffurfiaeth. Un ffordd o gyflawni hyn yw sicrhau bod yr holl staff sy’n prosesu data personol yn deall cyfrinachedd gwybodaeth bersonol a’u rolau a’u cyfrifoldebau o ran Llywodraethu Gwybodaeth. Mae’n rhaid i holl staff GIG Cymru gwblhau hyfforddiant Llywodraethu Gwybodaeth statudol a gorfodol yn eu gwaith a phob dwy flynedd wedi hynny. Adolygwyd yr hyfforddiant hwn yn ddiweddar.
Mae cyfrifoldebau Llywodraethu Gwybodaeth Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn cael eu monitro gan y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol trwy’r Adroddiad Sicrwydd Llywodraethu Gwybodaeth sefydlog.
IG Framework components
WASPI - Current Position and Growth
750+ Sefydliad sydd wedi ymrwymo i WASPI
34 Bwrdd Iechyd ac Awdurdod Lleol
270 Practis Meddygon Teulu
11 Heddlu a Gwasanaeth Tân
218 Darparwr Addysg
145 Elusen a Sefydliad Gwirfoddol
34 Sefydliad tai
42 Partner arall
WASPI Growth since last funding review
Mae 750 o sefydliadau bellach wedi ymuno â’r Cytundeb.
Mae 250+ o Brotocolau Rhannu Gwybodaeth Cymeradwy bellach wedi’u cyhoeddi ar wefan.
Cyflwyno 5 grŵp sicrhau ansawdd rhanbarthol, sydd i gyd bellach yn cael eu cefnogi gan Dîm Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru ac sydd â’u Cadeirydd eu hunain wedi’i benodi.
Pwysigrwydd WASPI fel y fframwaith rhannu gwybodaeth yng Nghymru, yn cael ei gydnabod gan Lywodraeth Cymru a rhanddeiliaid eraill, yn dilyn gwaith a chymorth mewn meysydd penodol gan gynnwys yn ystod y pandemig ac fel rhan o Gynllun Ffoaduriaid Wcrain.
Dim fframwaith cyfatebol yn y DU.
Pecyn cymorth llywodraethu gwybodaeth cymru
Mae gan Iechyd a Gofal Digidol Cymru gyfrifoldebau deuol am Becyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth Cymru (Pecyn Cymorth LlG), sef ei fod yn gyfrifol am ddatblygu a chynnal Pecyn Cymorth LlG ac mae’n ofynnol iddo ei gwblhau a’i gyflwyno’n flynyddol.
Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno Pecyn Cymorth LlG yn 2021/22 oedd 31 Mawrth 2022. Hon oedd blwyddyn gyntaf Pecyn Cymorth LlG i fesur cydymffurfiaeth Iechyd a Gofal Digidol Cymru (roedd cyflwyniadau’r flwyddyn flaenorol cyn i Wasanaeth Gwybodeg GIG Cymru drosglwyddo i Iechyd a Gofal Digidol Cymru ar 1 Ebrill 2022). Cyflawnodd Iechyd a Gofal Digidol Cymru sgôr o 98% yng nghyflwyniad 2021/22, a oedd i fyny 4% o 2020/21. Sgoriodd cyflwyniad Iechyd a Gofal Digidol Cymru lefel uchel o gydymffurfiaeth. Sylwch, mae Pecyn Cymorth LlG yn cydnabod y cyflwynwyd tystiolaeth yn unig, nid oedd yn cydnabod ansawdd y dystiolaeth a ddarparwyd.
Felly, dim ond fel canllaw o gydymffurfiaeth Llywodraethu Gwybodaeth y sefydliad y dylid defnyddio sgorio. Ni ddisgwylir i sefydliadau sicrhau cydymffurfiaeth 100%, ac nid yw sgôr Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn nodi nad yw’r sefydliad yn bodloni’r gofynion cyfreithiol, yn fwy felly, mae’n nodi lle gellir gwella’r meysydd hyn
Sefydlwyd cynllun gweithredu Llywodraethu Gwybodaeth, a oedd hefyd yn ystyried Pecyn Cymorth Atebolrwydd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Cafodd camau gweithredu allweddol o’r cynllun eu rhannu a’u monitro drwy’r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol.
Mae gwaith yn mynd rhagddo i gwblhau Pecyn Cymorth LlG 2022/23 erbyn y dyddiad cyflwyno, sef 30 Mehefin 2023. Dyma’r flwyddyn gyntaf ar y platfform technegol newydd ac mae’n cynnwys set o gwestiynau diwygiedig, a gymharwyd â Phecyn Cymorth Diogelu a Gwarchod Data Lloegr gan NHS England.
Pecyn cymorth llywodraethu gwybodaeth cymru
Mae cyfrifoldebau Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi ehangu dros amser i gefnogi trefniadau rhannu gwybodaeth a sicrwydd ar gyfer ei strategaethau a’i raglenni mewnol ei hun yn ogystal â’r rhai sy’n cael eu darparu gan sefydliadau eraill – mae’r rhain yn cynnwys:
Llywodraethu Data
- Ansawdd Data
- Stiwardiaeth Data
- Preifatrwydd Data
- Rheoli Metadata
- Rheoli Data Gwreiddiol a Chyfeirio
- Rheoli Diogelwch Data
- Llywodraethu Cylch Bywyd Gwybodaeth
Atal twyll
Yn unol â Safonau Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd NHS Protect ar gyfer Cyrff y GIG (Cymru), cytunodd yr Arbenigwr Atal Twyll Lleol a’r Cyfarwyddwr Gweithredol Cyllid ar ddechrau’r flwyddyn ariannol ar gynllun gwaith ar gyfer 2022/23 a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd ym mis Mai 2022. Darparwyd diweddariadau ar gyflawni yn erbyn y cynllun gwaith hwn i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd yn ystod 2022/23.
Cydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb, amrywiaeth a hawliau dynol
Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi ymrwymo i roi pobl wrth wraidd popeth y mae’n ei wneud. Y weledigaeth yw creu diwylliant ac amgylchedd sefydliadol hygyrch a chynhwysol i bawb sy’n cydymffurfio â darpariaeth Deddf Cydraddoldeb 2010. Cyhoeddir ein polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth ar ein gwefan ac mae wedi’i seilio ar yr egwyddorion arweiniol canlynol:
- Bydd Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn ceisio cyflogi gweithlu sy’n cynrychioli pob rhan o’r gymdeithas yn y cymunedau y mae’n darparu ei wasanaethau ohonynt.
- Dylai pob gweithiwr deimlo ei fod yn cael ei barchu ac yn gallu bod yn driw i’w hun a rhoi o’i orau i’w rôl.
- Bydd gweithwyr yn cael eu cefnogi a’u hannog i ddatblygu eu llawn botensial a’u doniau, a bydd adnoddau’r gweithlu’n cael eu defnyddio’n llawn i gynyddu effeithlonrwydd y sefydliad i’r eithaf. Bydd gwahaniaethau unigol yn cael eu cydnabod a’u gwerthfawrogi ac ni fydd unrhyw fath o fygwth, bwlio nac aflonyddu yn cael ei oddef.
- Cefnogir staff lle maent yn teimlo eu bod yn cael eu trin yn annheg ac fe’u hanogir i adrodd ar unrhyw ddigwyddiadau o droseddau casineb yn eu herbyn neu yn erbyn pobl o’u hamgylch.
- Bydd pob un o bolisïau, arferion a datblygiadau gwasanaeth Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn cael asesiad effaith ar gydraddoldeb er mwyn osgoi gwahaniaethu a sicrhau lliniaru lle gallai grwpiau gwarchodedig gael eu heffeithio’n andwyol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.
Gellir gweld trosolwg o gamau gweithredu mewn perthynas â chydraddoldeb ac amrywiaeth yn ein hadroddiad ar Dâl Cydnabyddiaeth Staf
Yn ogystal, cymeradwyodd y Bwrdd Gynllun Cydraddoldeb Strategol Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn 2022-23 sydd yn awr yn cael ei roi ar waith ar draws y sefydliad.
Deddf caethwasiaeth fodern 2015 – tryloywder mewn cadwyni cyflenwi
Cod Ymarfer Llywodraeth Cymru: Cyflwynwyd Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi i amlygu’r angen, ar bob cam o’r gadwyn gyflenwi, i sicrhau bod arferion cyflogaeth da yn bodoli ar gyfer yr holl weithwyr, yn y Deyrnas Unedig a thramor.
Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi ymrwymo i wreiddio egwyddorion a gofynion y Cod a Deddf Caethwasiaeth Fodern 2015.
Wrth wneud hynny, mae’n dangos yr ymrwymiad i’n rôl fel cyflogwr sector cyhoeddus, i ddileu arferion cyflogaeth anghyfreithlon ac anfoesegol, fel:
- anghydraddoldeb
- caethwasiaeth fodern a sathru ar hawliau dynol
- hunangyflogaeth ffug
- defnydd annheg o gynlluniau ambarél a chontractau dim oriau; a
- pheidio â thalu’r Cyflog Byw
Yn ystod 2022/23, cymerodd Iechyd a Gofal Digidol Cymru y camau canlynol:
- Talodd gyfradd cyflog byw y llywodraeth ar ei raddfa gyflog isaf, sydd ar fand cyflog 3 Agenda ar gyfer Newid, ac nid yw bellach yn recriwtio i fandiau 1 neu 2 gan mai band 3 yw ein gradd mynediad bellach.
- Mae ganddo Bolisi Mynegi Pryderon (Chwythu’r Chwiban), sy’n rhoi proses deg a thryloyw i’r gweithlu, i’w grymuso a’u galluogi i godi amheuon ynghylch unrhyw fath o gamymddwyn, gan staff, cyflenwyr neu gontractwyr sy’n gweithio ar safleoedd Iechyd a Gofal Digidol Cymru ac mae’n cefnogi’r egwyddor “dim niwed” mewn perthynas ag unrhyw un sy’n mynegi pryder.
- Mae ganddo brosesau IR35 cadarn ar waith, sy’n sicrhau nad oes unrhyw ddefnydd annheg o weithwyr hunangyflogedig ffug neu weithwyr sy’n cael eu cyflogi o dan gynlluniau ambarél. Mae’r prosesau hyn hefyd yn sicrhau bod yr holl weithwyr yn cael eu cyflogi mewn modd teg a phriodol, ac mae’n atal unigolion rhag osgoi talu treth a chyfraniadau Yswiriant Gwladol. Mae hefyd yn sicrhau nad oes unrhyw weithiwr dan anfantais ormodol o ran cyflog, hawliau neu gyfleoedd cyflogaeth parhaol.
- Nid yw’n sicrhau gwasanaeth nac yn cyflogi staff na gweithwyr ar gontractau dim oriau
- Mae ganddo Bolisi a Gweithdrefn Recriwtio a Dethol agored a chadarn, sy’n sicrhau proses deg a thryloyw Ymrwymiadau penodol i gefnogi cydraddoldeb yw: hysbysebu cyfleoedd i ymuno â’r sefydliad mewn cymunedau ehangach ac amrywiol. Mae’r sefydliad wedi datblygu a gweithredu gwerthoedd newydd, cynllun cydraddoldeb strategol newydd, cynllun gwrth-hiliaeth, a gwrth-fwlio. Mae rhwydwaith cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant (EDI) newydd yn dechrau ym mis Ebrill 2023.
- Mae ganddo darged i dalu ein cyflenwyr o fewn 30 diwrnod o dderbyn anfoneb ddilys
- Mae wedi gweithio’n agos mewn partneriaeth â’r undebau llafur, darparwr cymorth i weithwyr a rhwydweithiau ehangach i gefnogi gweithwyr
- Mae’n cefnogi cynhwysiant digidol trwy amrywiaeth o ymrwymiadau
- Mae gan y sefydliad Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth, sy’n sicrhau nad oes unrhyw ddarpar ymgeisydd, gweithiwr neu weithiwr a gyflogir gan Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn cael ei roi dan anfantais ormodol mewn unrhyw ffordd. Mae hyn yn ymwneud â chyflog, hawliau cyflogaeth, cyflogaeth, hyfforddiant a datblygiad neu gyfleoedd gyrfa. Darparwyd adroddiad am y bwlch cyflog rhwng y rhywiau i Fwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru ym mis Mawrth 2023.
- Yn unol â’r Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth), bydd unrhyw aelodau o staff Iechyd a Gofal Digidol Cymru y gallai fod yn ofynnol iddynt drosglwyddo i sefydliad trydydd parti, yn cadw eu tâl a Thelerau ac Amodau Gwasanaeth y GIG
Cynllun pensiwn
Fel cyflogwr gyda staff sydd â hawl i aelodaeth o gynllun pensiwn y GIG, mae mesurau rheoli ar waith i sicrhau y cydymffurfir â holl rwymedigaethau’r cyflogwr a gynhwysir yn rheoliadau’r cynllun. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod didyniadau cyflog, cyfraniadau’r cyflogwr a thaliadau i’r cynllun yn digwydd yn unol â rheolau’r cynllun, a bod cofnodion aelodau o’r cynllun pensiwn yn cael eu diweddaru’n gywir yn unol â’r amserlenni a nodir yn y Rheoliadau.
Cronfa risg cymru
Mae Gwasanaethau Cronfa Risg Cymru (WRPS) yn fecanwaith rhannu risg, yn debyg i drefniant yswiriant, sy’n darparu indemniad i sefydliadau GIG Cymru yn erbyn hawliadau esgeulustod a cholledion. Mae’n rhaid i sefydliadau unigol y GIG dalu’r £25,000 cyntaf o hawliad neu golled, sy’n debyg i dâl dros ben polisi yswiriant. Mae’r Bwrdd, ynghyd â’i ffynonellau sicrwydd mewnol, sy’n cynnwys ei swyddogaeth archwilio mewnol a ddarperir gan Gydwasanaethau’r GIG, hefyd yn defnyddio ffynonellau sicrwydd allanol ac adolygiadau gan archwilwyr, rheoleiddwyr ac arolygwyr i lywio ac arwain ein datblygiad. Mae canlyniadau’r asesiadau hyn yn cael eu defnyddio gan y Bwrdd i lywio ein cynllunio ymhellach ac i ymgorffori llywodraethu da ar draws ystod o gyfrifoldebau’r sefydliad.
Cynllun cyflawni lleihau carbon
Cymeradwyodd Bwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru Gynllun Cyflawni Strategol Datgarboneiddio 2021-2030 yng nghyfarfod Bwrdd mis Mawrth 2022. Mae manylion y cynllun cyflawni i’w gweld yn yr Adroddiad Perfformiad. Mae’r cynllun wedi cael ei ddatblygu i gefnogi’r uchelgeisiau a nodir yng Nghynllun Cyflawni Strategol Datgarboneiddio GIG Cymru sy’n amlinellu sut y gall GIG Cymru gyfrannu at yr adferiad a’i ymrwymiad i Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, sy’n mynd i’r afael â heriau parhaus hirdymor fel tlodi, annhegwch iechyd a’r newid yn yr hinsawdd. Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi gwneud cynnydd sylweddol o ran datgarboneiddio ein stad yn 2022/23 Ond rydym yn cydnabod bod mwy i’w wneud.
Torri diogelwch data
Adroddir am ddigwyddiadau sy’n arwain at dorri diogelwch data yn unol â gofynion statudol Iechyd a Gofal Digidol Cymru a’r Weithdrefn Weithredu Safonol sydd wedi’i dogfennu ynghylch Rheoli Adrodd am Dorri Diogelwch Data Personol. O dan ddeddfwriaeth Diogelu Data, mae achosion o dorri diogelwch data personol (fel y’u diffinnir gan y ddeddf) yn cael eu hystyried yn achosion o danseilio diogelwch gan arwain at ddinistrio, colli, newid, datgelu heb awdurdod neu fynediad at ddata personol, a hynny’n ddamweiniol neu’n anghyfreithlon.
Mae’n ofynnol cynnal asesiad risg o dorri rheolau diogelwch data personol er mwyn pennu tebygolrwydd y risg i hawliau a rhyddid yr unigolion yr effeithir arnynt. Os yw risg yn debygol, o dan ddeddfau Diogelu Data, rhaid rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) am y toriad o fewn 72 awr. Gallai methu ag adrodd am hyn arwain at golled ariannol neu niwed i enw da. Yn ogystal, efallai y bydd angen hysbysu’r unigolion hynny dan sylw’n uniongyrchol os yw’r toriad yn debygol o arwain at risg uchel i hawliau a rhyddid unigolion.
Mae ein tîm Llywodraethu Gwybodaeth yn ymchwilio’n briodol i bob achos o dorri rheolau data ac adroddir yn eu cylch i’r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol. Lle bo’n briodol neu’n orfodol, hysbysir Llywodraeth Cymru fel rhan o adroddiad dim syndod.
Yn ystod 2022/23, fe wnaethom gofnodi cyfanswm o 5 digwyddiad ar y system Datix a arweiniodd at achosion posibl o dorri rheolau data personol. O’r digwyddiadau hyn, nid oedd yr un ohonynt yn bodloni’r meini prawf asesu ar gyfer adrodd i’r ICO.
Cyfarwyddiadau gweinidogol
Er bod sefydliadau GIG Cymru yn cael Cyfarwyddiadau Gweinidogol, nid yw’r rhain bob amser yn berthnasol i Iechyd a Gofal Digidol Cymru. Rhestrir Cyfarwyddiadau Gweinidogol a gyhoeddwyd drwy gydol y flwyddyn ar dudalennau Iechyd a Gofal Cymdeithasol gwefan Llywodraeth Cymru. Mae manylion y cyfarwyddiadau gweinidogol a dderbyniwyd a’u perthnasedd i Iechyd a Gofal Digidol Cymru ar ddiwedd y flwyddyn 31 Mawrth 2023 wedi’u cynnwys yn Atodiad 4.
Trefniadau cynllunio
Cyhoeddwyd canllawiau fframwaith cynllunio Llywodraeth Cymru ym mis Tachwedd 2021. Dychwelodd y gofyniad i Gynllun Tymor Canolig Integredig (IMTP) tair blynedd yn hytrach na threfniant cynllun blynyddol y flwyddyn flaenorol. Cafodd y dyddiad cau arfaethedig gwreiddiol, sef diwedd Ionawr 2022, ei ymestyn ymhellach (ar 21 Rhagfyr 2021) i ddiwedd mis Mawrth 2022, eto oherwydd ansicrwydd a phwysau a deimlwyd gan y gwasanaeth wrth adfer ar ôl pandemig Covid-19. Cyflwynwyd y Cynllun Tymor Canolig Integredig i Fwrdd yr Awdurdod Iechyd Arbennig ac yn olaf i Lywodraeth Cymru ar ddiwedd mis Mawrth 2022. Wedi hynny, derbyniwyd a nodwyd y cynllun gan y Gweinidog Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol ym mis Gorffennaf 2022 a darparwyd adborth gan Lywodraeth Cymru fel gofynion ac amodau atebolrwydd. Roedd y rhain yn cynnwys gofynion adrodd chwarterol.
Cyflwynwyd amodau atebolrwydd ynghylch darparu’r system Canser, buddsoddiad cyfalaf, y gweithlu, blaenoriaethau digidol a chydweithio.
Rhestrir amodau Atebolrwydd Iechyd a Gofal Digidol Cymru 2022-23 isod:
- 5 Ffordd o Weithio / Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol
- Cynllun Cyhoeddus ar Wefan Gyhoeddus
- Adrodd gyda Chynllun Chwarterol
- Set Ddata Sylfaenol
- Blaenoriaethau Digidol
- Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol
- Canser
- Buddsoddiad Cyfalaf
- Y Gweithlu
- Cydweithio
Adolygiad o effeithiolrwydd
Fel y Swyddog Atebol, rwyf yn gyfrifol am adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol. Mae fy adolygiad o’r system rheolaeth fewnol wedi’i seilio ar waith yr archwilwyr mewnol, a’r swyddogion gweithredol yn y sefydliad, sy’n gyfrifol am ddatblygu a chynnal y fframwaith rheolaeth fewnol, ac ar sylwadau gan yr archwilwyr allanol yn eu llythyr archwilio ac mewn adroddiadau eraill.
Mae’r Bwrdd a’i Bwyllgorau yn dibynnu ar sawl ffynhonnell o sicrwydd mewnol ac allanol sy’n dangos effeithiolrwydd system rheolaeth fewnol yr Awdurdod Iechyd Arbennig ac yn cynghori lle mae meysydd i’w gwella. Manylir ar yr elfennau hyn uchod yn y diagram o Fframwaith Rheoli Bwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru.
Mae’r prosesau sydd ar waith i gynnal ac adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn cynnwys:
- Goruchwyliaeth y Bwrdd a’r pwyllgor o ffynonellau sicrwydd mewnol ac allanol a dal Cyfarwyddwyr Gweithredol ac Uwch Reolwyr i gyfrif
- Cyfarwyddwyr Gweithredol ac Uwch Reolwyr sy’n gyfrifol am ddatblygu, gweithredu a chynnal y fframwaith rheolaeth fewnol a’r gwelliant parhaus mewn effeithiolrwydd o fewn y sefydliad
- Goruchwylio risg weithredol trwy’r Bwrdd a’i Bwyllgorau
- Goruchwylio risg twyll trwy dîm Atal Twyll Lleol Caerdydd a’r Fro
- Monitro gweithrediad yr argymhellion trwy’r olrheiniwr archwilio a oruchwylir gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd
- Goruchwylio trefniadau archwilio, rheoli risg a sicrwydd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd
Darparodd holl Bwyllgorau’r Bwrdd adroddiad blynyddol i gyfarfod Bwrdd mis Mawrth 2023 yn manylu ar y gwaith a wnaed gan y Pwyllgor perthnasol yn ystod y flwyddyn a’r penderfyniadau allweddol a wnaed.
Rwy’n fodlon yn gyffredinol bod y mecanweithiau sydd ar waith i asesu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn gweithio’n dda a bod gan yr Awdurdod Iechyd Arbennig y cydbwysedd cywir rhwng lefel y sicrwydd a gaf gan fy Swyddogion Gweithredol, trefniadau’r Bwrdd a Phwyllgorau’r Bwrdd a Gwasanaethau Archwilio Mewnol Iechyd a Gofal Digidol Cymru.
Archwilio mewnol gan gynnwys casgliad y pennaeth archwilio mewnol
Mae Archwilio Mewnol, trwy’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, yn rhoi llif sicrwydd i mi fel Swyddog Atebol a’r Bwrdd ar y system rheolaeth fewnol. Rwyf wedi comisiynu rhaglen o waith archwilio a gyflawnwyd yn unol â safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus gan Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru. Cytunir ar gwmpas y gwaith hwn gyda’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, ac mae’n canolbwyntio ar feysydd risg sylweddol a blaenoriaethau gwella lleol.
Mae’r farn gyffredinol gan y Pennaeth Archwilio Mewnol ar lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn swyddogaeth o’r rhaglen archwilio hon sy’n seiliedig ar risg ac mae’n cyfrannu at y darlun o sicrwydd sydd ar gael i’r Bwrdd wrth adolygu effeithiolrwydd a chefnogi ein hymgyrch i wella’n barhaus.
Cyflawnwyd y rhaglen yn sylweddol yn unol â’r amserlen y cytunwyd arni ac mae’r newidiadau gofynnol yn ystod y flwyddyn wedi’u cymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd. Yn ogystal, mae adroddiadau cynnydd archwilio rheolaidd wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor. Er bod mân newidiadau wedi’u gwneud i’r cynllun yn ystod y flwyddyn, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol yn fodlon y rhoddwyd digon o sylw i archwilio mewnol yn ystod y cyfnod adrodd er mwyn darparu Barn Flynyddol i’r Pennaeth Archwilio Mewnol. Wrth ffurfio’r Farn, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi ystyried effaith yr holl archwiliadau a gynhaliwyd, a grynhoir yn y tabl isod:
Engagement Strategy 14/02/2023 Sylweddol
Mae Pennaeth Archwilio Mewnol wedi gorffen:
Sicrwydd rhesymol – Gall y Bwrdd fod â sicrwydd rhesymol fod trefniadau sydd yn eu lle i sicrhau llywodraethiant, rheolaeth risg a rheolaeth fewnol, yn y meysydd hynny sydd wedi eu hadolygu, wedi eu dylunio’n addas ac wedi eu rhoi ar waith yn effeithiol. Mae rhai materion angen sylw rheolwyr wrth gynllunio rheolaeth neu gydymffurfedd, gydag effaith isel i gymedrol ar amlygiad i risg gweddilliol, hyd nes y cânt eu datrys.
Wrth ddod i’r casgliad yma, nododd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod mwyafrif yr adolygiadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn wedi diweddu’n bositif, a bod trefniant rheoli cadarn yn gweithredu mewn rhai meysydd.
O’r barnau a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn, dyrannwyd Sicrwydd Sylweddol i bump ohonynt a dyrannwyd Sicrwydd Rhesymol i un ar ddeg ohonynt. Ni ddyrannwyd barn ‘dim sicrwydd’ i unrhyw adroddiadau.
Asesiad strwythuredig archwilio cymru
Nod y gwaith hwn yw helpu i gyflawni gofyniad statudol yr Archwilydd Cyffredinol i fod yn fodlon bod Iechyd a Gofal Digidol Cymru wedi gwneud trefniadau priodol i sicrhau cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau o dan adran 61 Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.
Roedd y gwaith yn canolbwyntio’n benodol ar drefniadau Iechyd a Gofal Digidol Cymru mewn perthynas â llywodraethu; cynllunio strategol; rheolaeth ariannol; a rheoli’r gweithlu, asedau digidol, y stad ac asedau ffisegol eraill,
Canfu casgliad cyffredinol Asesiad Strwythuredig 2022: “Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn gwreiddio trefniadau llywodraethu da ac yn awr mae’n rhaid iddo geisio datblygu ymhellach ei rôl fel partner digidol y gellir ymddiried ynddo i fanteisio ar gyfleoedd gwasanaeth digidol ledled Cymru”
Mae argymhellion Archwilio Cymru ynghyd ag ymateb y rheolwyr wedi cael eu cofnodi a bydd y rhain yn cael eu derbyn ym mhob cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd ynghyd ag adroddiad Cyfleoedd Asesu Strwythuredig ar gyfer Dysgu.
Adolygiad llywodraethu a rheolaeth Ariannol bwrdd rhaglen ddigidol Gwasanaethau meddygol cyffredinol Gofal sylfaenol archwilio cymru
Yn ystod 2022-23, cynhaliodd Archwilio Cymru ddarn lleol o waith yn adolygu Trefniadau Llywodraethu Bwrdd Rhaglen Gwasanaethau Meddygol Cyffredinol (GMS) Iechyd a Gofal Digidol Cymru, sy’n goruchwylio gwasanaethau digidol newydd a phresennol i bractisiau meddygon teulu ochr yn ochr â gwariant ariannol a rheoli gwasanaethau i gefnogi gwasanaethau gweithredol presennol a rhaglenni gwaith newydd. Ar adeg ysgrifennu’r adroddiad hwn, nid oedd yr adroddiad wedi’i gwblhau a’i gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd.
Ansawdd data
Mae ansawdd ac effeithiolrwydd y wybodaeth a’r data a ddarperir i’r Bwrdd yn cael eu hadolygu’n barhaus ym mhob cyfarfod o’r Bwrdd a gwnaed rhai diwygiadau i’r Adroddiad Perfformiad Integredig yn ystod y flwyddyn i roi mwy o eglurder
Casgliad
Fel y nodwyd trwy gydol y datganiad hwn a’r Adroddiad Blynyddol, mae’r angen i gynllunio ac ymateb i bandemig COVID-19, ynghyd â blaenoriaethau eraill oedd yn cystadlu, wedi cael effaith barhaus ar y sefydliad, y GIG ehangach a chymdeithas yn gyffredinol. Mae hyn wedi gofyn am ymateb deinamig sydd wedi cyflwyno nifer o gyfleoedd yn ogystal â nifer o risgiau. Byddaf yn parhau i sicrhau bod ein Fframwaith Llywodraethu yn ystyried ac yn ymateb yn ôl yr angen. Yn ystod y cyfnod 1 Ebrill 2022–30 Mai 2023, ni nodwyd unrhyw faterion rheolaeth fewnol na llywodraethu sylweddol. Mae hyn o ganlyniad i sefydlu a datblygiad parhaus systemau rheolaeth fewnol cadarn sydd ar waith. Mae’n bwysig inni gyfathrebu’n eang â staff yn barhaus er mwyn sefydlu’r trefniadau hyn ymhellach. Roedd un maes yr oeddwn yn teimlo bod angen ei archwilio ymhellach yn ymwneud â’r trefniadau llywodraethu ar gyfer Rhaglenni a Gynhelir yn Genedlaethol gan Iechyd a Gofal Digidol Cymru, comisiynwyd Adolygiad Annibynnol gan weithio gyda Llywodraeth Cymru a bydd yr argymhellion yn cael eu hystyried a’u datblygu rhwng Iechyd a Gofal Digidol Cymru a Llywodraeth Cymru.
Llofnodwyd gan Helen Thomas
Dyddiad: 27th Gorffenaf 2023