Therapi Galwedigaethol Hywel Dda yn lleihau amser archwilio hyd at 8 mis trwy arloesedd digidol

5 Mai 2022

Mae adran Therapi Galwedigaethol Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda wedi lleihau faint o amser mae’n ei gymryd i gwblhau archwiliad dogfennaeth glinigol flynyddol o 6 - 9 mis i ddim ond 1 mis diolch i lif gwaith digidol awtomataidd newydd. 

Wedi’i ddatblygu gyda Chanolfan Ragoriaeth Microsoft 365 GIG Cymru, sef canolfan arloesi Microsoft sydd wedi’i lleoli yn Iechyd a Gofal Digidol Cymru, mae’r llif gwaith archwilio newydd yn defnyddio Teams a SharePoint i’w gwneud yn haws i therapyddion galwedigaethol gwblhau a dychwelyd arolygon archwilio, ac er mwyn i’r tîm therapi gwasanaethau galwedigaethol canolog goladu a storio'r arolygon hynny'n ddiogel. 

Yn flaenorol, byddai hyd at 250 therapydd galwedigaethol yn llenwi arolygon papur, a oedd yn cael eu rheoli drwy e-byst a thaenlenni gan dîm canolog ar ôl hynny. Pan fyddai arolygon archwilio’n hwyr, byddai'r tîm yn treulio amser yn chwilio am yr wybodaeth, a oedd yn achosi oedi wrth gwblhau'r archwiliad. 

Bellach, mae'r tîm yn cynnal yr holl wybodaeth archwilio yn SharePoint. Defnyddir awtomeiddio i annog therapyddion galwedigaethol i fewnbynnu eu gwybodaeth archwilio ar-lein, sy'n golygu y gellir olrhain a dadansoddi data yn haws. Os yw archwiliad yn hwyr, anfonir nodyn atgoffa trwy e-bost yn awtomatig. 

Nodwedd newydd arall yw dangosfwrdd Power BI, sy'n cael ei ddiweddaru'n awtomatig bob 30 munud i ddangos trosolwg gweledol o fetrigau allweddol, gan gynnwys faint o archwiliadau sydd wedi'u cyflwyno, gwybodaeth defnyddwyr, a’r math o archwiliad. 

Yn dilyn archwiliad cyntaf llwyddiannus gyda’r offeryn, mae tîm y Ganolfan Ragoriaeth yn gobeithio y gellir ei addasu i’w ddefnyddio gan dimau eraill sydd â phrosesau archwilio cymhleth. 

Dywedodd Suzanne Crompton, Arweinydd Gwasanaeth Therapi Galwedigaethol, Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda, “Mae’r broses newydd hon yn rhoi mwy o amser i ni i ofalu am gleifion. Yn flaenorol, roedd tasgau gweinyddol yn cymryd dros 1 awr a 30 munud ar gyfer pob archwiliad, ond gan fod y prosesau hyn wedi'u hawtomeiddio bellach, mae gennym yr amser hwnnw'n ôl. Mae'r broses newydd yn llawer symlach ac yn haws i bawb dan sylw, ac rydym eisoes yn cael adborth mor gadarnhaol gan y tîm. 

“Rydym hefyd yn elwa ar well cyfathrebu a llywodraethu gwell. Mae’r data a ddarperir gan y datrysiad yn rhoi sicrwydd bod hunanarchwilio dogfennaeth glinigol a dysgu yn digwydd deirgwaith y flwyddyn i bob clinigwr.” 

Dywedodd Damian Mayer, Pennaeth Dros Dro Canolfan Ragoriaeth Microsoft 365 GIG Cymru: “Yn wreiddiol, daeth Suzanne, ynghyd ag Elaine Price, Gweinyddwr Therapi Galwedigaethol, â’u heriau proses archwilio i ni yn un o’n digwyddiadau hacathon Microsoft, ac rydym wedi gweithio gyda’n gilydd bob cam o’r ffordd i sicrhau nad dim ond gwneud prosesau'n haws i'w rheoli mae'r datrysiad archwilio, mae’n rhyddhau amser y clinigwyr i ofalu.  

“Mae wedi bod yn bleser i ni fel tîm weld heriau archwilio’r adran Therapi Galwedigaethol yn cael eu datrys mewn amser real ac rydym wedi cydweithio ar ddatrysiad sydd wedi cael cymaint o effaith ar eu ffordd o weithio. Mae’n un o lawer o enghreifftiau o waith arloesi gwych Microsoft 365 sy’n digwydd ar draws GIG Cymru bob dydd.”  

Os ydych chi'n gydweithiwr yn GIG Cymru sydd â her weithredol y credwch y gallai arloesedd Microsoft 365 ei datrys, cofrestrwch ar Rwydwaith Hyrwyddwyr Digidol.