Mae'r Rheolwr Codio Clinigol yn cwblhau holiadur cyn-archwiliad ynghylch manylion trefnu gwasanaethau codio clinigol yn y BIP cyn ymweld â'r safle.
Mae rhestr o Gyfnodau Gorffenedig Meddygon Ymgynghorol (FCE) yn cael ei chreu ar hap o Gronfa Ddata Cyfnodau Gofal Cleifion Cymru (PEDW) - y gronfa ddata genedlaethol o weithgarwch set ddata Gofal Cleifion a Dderbynnir. Iechyd a Gofal Digidol Cymru (IGDC) sy'n rheoli ac yn cynnal y Gronfa Ddata Cyfnodau Gofal Cleifion Cymru.
Mae'r cyfnodau a archwilir yn gyfyngedig i gyfnod o ddeg diwrnod neu’n llai.
Mae'n ofynnol i staff y bwrdd iechyd roi mynediad i'r archwilwyr at gofnodion ysgrifenedig o nodiadau achos sy'n gysylltiedig â'r Cyfnodau Gorffenedig Meddygon Ymgynghorol y gofynnwyd amdanynt.
Archwilir y codau dosbarthu a neilltuwyd yn lleol yn erbyn safonau codio clinigol cenedlaethol gan ddefnyddio’r wybodaeth sydd ar gael yn nodiadau achos y cleifion a’r systemau electronig perthnasol.
Rhoddir sylw hefyd i ansawdd dogfennau nodiadau achos cleifion sy'n cael eu defnyddio gan y codwyr a'r archwilwyr, er mwyn asesu eu heffaith ar aseinio codau.
Mae'r cofnod codio clinigol ar gyfer pob cyfnod yn cael ei greu o feddalwedd codio clinigol y bwrdd iechyd ac mae copi ynghlwm wrth y set berthnasol o nodiadau achos.
Yna, mae'r archwilwyr yn asesu'r data sydd wedi'u codio'n lleol yn erbyn y Safonau Codio Clinigol Cenedlaethol a Safonau Codio Clinigol Cymru gan ddefnyddio dosbarthiadau ICD-10 ac OPCS 4. Gwneir yr archwiliad yn unol â methodoleg archwilio gyfredol y GIG.
Archwilir codau fel un o bedwar math:
Codau Diagnosis Sylfaenol (h.y. y prif gyflwr sy'n cael ei drin);
Codau Diagnosis Eilaidd (gan gynnwys Codau Achos Allanol a Chodau Morffoleg);
Codau Triniaeth Sylfaenol;
Codau Triniaeth Eilaidd (gan gynnwys codau safle Pennod Z).
Neilltuir unrhyw wallau i fath o wall yn unol â methodoleg archwilio gyfredol NHS England, sy'n nodi union natur y gwall. Yna, caiff yr wybodaeth hon ei thablu i gyfrifo'r wybodaeth ystadegol sy'n ofynnol.
Mae'r gwallau o ddau fath cyffredinol - gwallau gan godwyr a gwallau nad ydynt yn rhai gan godwyr. Gwallau nad ydynt yn rhai gan godwyr yw'r gwallau hynny y nodwyd eu bod yn ganlyniad i ffactor sydd y tu hwnt i'r codydd unigol, megis system amgodio sy'n aildrefnu codau yn awtomatig, neu bolisi codio lleol sy'n cyfarwyddo'r codydd i aseinio codau mewn ffordd sy'n mynd yn groes i safonau cenedlaethol. Gwallau gan godydd yw gwallau yn y codio a wneir gan y codydd ei hun.
Am resymau ystadegol, ac oherwydd y disgresiwn sy'n ofynnol wrth bennu perthnasedd cod i gyfnod, ni chaiff y mathau hynny o wallau lle mae staff codio wedi neilltuo mwy o godau nag y mae'r archwilydd yn eu hystyried yn berthnasol (h.y 'codio’n ormodol') eu cyfrif fel gwallau wrth gyfrifo canrannau’r gwallau. Fodd bynnag, adroddir ar nifer y gwallau hyn a rhoddir enghreifftiau at ddibenion gwybodaeth a hyfforddiant.
Y ganran leiaf argymelledig o'r codau cywir yw:
90% ar gyfer Diagnosis a Thriniaeth Sylfaenol
80% ar gyfer Diagnosis a Thriniaeth Eilaidd
Mae'r arholiad Codio Clinigol Achrededig (ACC) hefyd yn nodi gofyniad sylfaenol o gywirdeb o 90% ar gyfer yr holl staff codio clinigol sy'n sefyll arholiad y Cymhwyster Codio Clinigol Cenedlaethol (NCCQ). Yn ogystal, mae'r targedau uchod yn gyson â'r gofynion a nodir yng ngofyniad 505 Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth NHS England (lefel cyrhaeddiad 2) ac archwiliadau o ddata wedi’u codio a gynhaliwyd gan archwilwyr NCS ar staff codio clinigol yn NHS England.
Mae nodiadau achos nad ydynt yn cynnwys y cyfnod sydd i’w archwilio yn cael eu marcio fel ‘Unsafe To Audit’ (UTA), ac maent yn cael eu tynnu o’r sampl a’u disodli.