Mae'r Bwrdd yn atebol am Lywodraethu, Rheoli Risg a Rheolaeth Fewnol. Fel Prif Weithredwr y Bwrdd, mae gennyf gyfrifoldeb dros gynnal strwythurau a phrosesau llywodraethu priodol ynghyd â system gadarn o reolaeth fewnol sy’n cefnogi cyflawni polisïau, nodau ac amcanion y sefydliad, wrth ddiogelu’r arian cyhoeddus ac asedau’r sefydliad yr wyf yn gyfrifol amdanynt yn bersonol. Cyflawnir y rhain yn unol â'r cyfrifoldebau a neilltuwyd gan Swyddog Atebol GIG Cymru.

Mae’r adroddiad blynyddol yn amlinellu’r gwahanol ffyrdd y mae’r sefydliad wedi gweithio’n fewnol a chyda phartneriaid yn ystod 2023/24. Mae'n egluro’r trefniadau ar gyfer sicrhau bod safonau llywodraethu'n cael eu cynnal, bod risgiau'n cael eu nodi a'u lliniaru, a bod sicrwydd wedi'i geisio a'i ddarparu. Lle bo angen, darperir gwybodaeth ychwanegol yn y Datganiad Llywodraethu, ond y bwriad oedd lleihau dyblygu lle bo modd. Felly mae angen adolygu adrannau eraill yn yr Adroddiad Blynyddol ochr yn ochr â'r Datganiad Llywodraethu hwn.

Mae'r Datganiad Llywodraethu hwn yn egluro cyfansoddiad a threfniadaeth strwythurau llywodraethu IGDC a sut maen nhw’n cefnogi cyflawni ein hamcanion. Mae cefndir IGDC, ei swyddogaethau a'i gynlluniau wedi'u hamlinellu yn yr Adroddiad Perfformiad.

Mae’r Bwrdd ar frig ein system llywodraethu a sicrwydd mewnol. Mae'n gosod amcanion strategol, yn monitro cynnydd, yn cytuno ar gamau gweithredu i gyflawni'r amcanion hyn ac yn sicrhau bod rheolaethau priodol ar waith ac yn gweithio'n iawn. Mae'r Bwrdd hefyd yn cael sicrwydd gan ei Bwyllgorau, asesiadau yn erbyn safonau proffesiynol a fframweithiau rheoleiddio.

Bod yn Agored ac yn Dryloyw

Yn unol â Deddf Cyrff Cyhoeddus (Derbyn i Gyfarfodydd) 1960 ac yn ogystal â bod IGDC wedi ymrwymo i sicrhau ein bod mor agored a thryloyw, rydym yn:

Ffrydio byw a recordio ein cyfarfodydd Bwrdd Cyhoeddus a'u postio i'n gwefan o fewn 3 diwrnod gwaith i'r cyfarfod gael ei gynnal

Cofnodi ein cyfarfodydd Pwyllgor a'u postio i'n gwefan o fewn 3 diwrnod gwaith i gynnal y cyfarfod

Rhoi gwybod i randdeiliaid am ein bwriad i gynnal cyfarfodydd Bwrdd 10 diwrnod cyn cyfarfodydd y Bwrdd a Phwyllgorau

Rhannu papurau ag aelodau 7 diwrnod o flaen llaw, a chyhoeddi papurau cyhoeddus ar ein gwefan yma 7 diwrnod cyn cyfarfodydd y Bwrdd a Phwyllgorau

Darparu adroddiad uchafbwyntiau o holl gyfarfodydd y Pwyllgor a’r Grŵp Cynghori, gan gwmpasu unrhyw eitemau agenda a drafodwyd yn gyhoeddus ac yn breifat i’r Bwrdd a chyhoeddi’r rhain ar ein gwefan

Mae’r Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth yn bwyllgor preifat o’r Bwrdd. Yn ogystal, mae’r grŵp cynghori unigol, y Fforwm Partneriaeth Lleol, yn breifat ar hyn o bryd, ond er mwyn ymrwymo i fod yn agored ac yn dryloyw, rhennir adroddiad uchafbwyntiau o’r ddau gyfarfod ym mhob cyfarfod Bwrdd Cyhoeddus.

Mae’r cyfnod adrodd ar gyfer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol hwn yn canolbwyntio’n bennaf ar flwyddyn ariannol 1 Ebrill 2023 i 31 Mawrth 2024.

Yn ystod 2023/24, cefnogodd IGDC Sesiwn y Pwyllgor Iechyd a Gofal Cymdeithasol ar Ganser Gynaecolegol. Mynychodd cynrychiolwyr IGDC yr ymchwiliad ar 29 Mehefin 2023, a edrychodd ar sut mae data canser yn cael ei gasglu, ei storio a’i rannu’n ddiogel ac yn effeithlon, offer a systemau digidol a all wella gofal a thriniaeth canser, a’r wybodaeth a gedwir am sgrinio, diagnosis a thriniaeth canser a sut mae’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio i lywio cynllunio a datblygu gwasanaethau.

Ein Fframwaith Llywodraethu a'n system sicrwydd

Bwriad rheolau sefydlog IGDC yw trosi’r gofynion statudol a amlinellir yng Ngorchymyn IGDC (Sefydliad a Chyfansoddiad) 2020 i arferion gweithredu o ddydd i ddydd. Ynghyd â mabwysiadu cyfres o benderfyniadau wedi’u neilltuo i’r Bwrdd, cynllun o ddirprwyaethau i swyddogion ac eraill; a chyfarwyddiadau ariannol sefydlog, maen nhw’n darparu’r fframwaith rheolaethol ar gyfer cynnal busnes yn IGDC ac yn diffinio ei ‘ffyrdd o weithio’. Mae'r dogfennau hyn, ynghyd â'r ystod o bolisïau corfforaethol, gan gynnwys y Polisi Safonau Ymddygiad a osodwyd gan y Bwrdd, yn ffurfio'r Fframwaith Llywodraethu.

Adolygodd a chymeradwyodd y Bwrdd reolau sefydlog IGDC ym mis Mawrth 2024. Yn ogystal, cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar gydymffurfiaeth IGDC â rheolau sefydlog yn ystod 2023-24 ym mis Mawrth 2024. Ni fu unrhyw amrywiadau i reolau sefydlog IGDC yn ystod 2023-24.

Yn unol â rheolau sefydlog a chynllun dirprwyo IGDC, cymeradwywyd y polisïau canlynol gan y Bwrdd a’i Bwyllgorau yn ystod 2023/24:

POL-OSD-008 Egwyddorion a Safonau Rheoli Mynediad Breintiedig

POL-OSD-002 Gwrth-Faleiswedd

POL-OSD-001 Rheoli Mynediad

POL-OSD-004 Polisi Defnydd Derbyniol

POL-OSD-006 Diogelwch Gwybodaeth

POL-WIA-002 Sicrwydd Gwybodeg Cymru

Rheoli Gwasanaethau

POL-CF-006 Rheoli Contractwyr

POL-CF-012 Polisi Rheoli Asbestos

POL-CF-17 Polisi Diogelwch Tân

POL-CG-018 Polisi Amgylcheddol a Chynaliadwyedd

POL-POD-024 Polisi Di-fwg a Di-fêp

POL-WFOD-022 Polisi Iechyd Meddwl, Lles a Rheoli Straen

POL-CG-011 Polisi Pecynnau Amheus a Bygythiadau Bom

DHCW-POL-7 Polisi Defnyddio’r Gymraeg yn Fewnol

TBCPOL-WFOD-025 Gweithdrefn a Chanllawiau Polisi Seibiant i Astudio

POL-CG-010 Offer Sgrin Arddangos

PO-CG-013 Rheoli Sylweddau Peryglus i Iechyd

POL-CF-014 Codi a Chario yn Ddiogel

PO-CG-008 Adrodd ac Ymchwilio i Ddigwyddiadau

POL-CG-19 Safonau Ymddygiad

POL-WFOD-023 Polisi Absenoldeb Rhiant a Rennir

Ni ddefnyddiwyd y strwythur gorchymyn yn ystod 2023/24.

Parhad Busnes

Mae angen i’r GIG gynllunio ar gyfer ac ymateb i ystod eang o achosion brys a allai effeithio ar iechyd neu ofal cleifion. Serch hynny, nid yw IGDC wedi’i enwi’n ffurfiol yn Neddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004, fel “Ymatebydd” wedi’i Gategoreiddio o dan y Ddeddf. Mae Llywodraeth Cymru wedi cydnabod pwysigrwydd rôl IGDC ynghylch cynllunio at argyfwng a pharhad busnes ar sail Cymru Gyfan. I’r perwyl hwn, mae Llywodraeth Cymru wedi cynnwys IGDC yn ffurfiol yn Fframwaith Cymru Gydnerth newydd ac wedi cyfarwyddo IGDC i weithredu fel Ymatebwr Categori 1 hyd nes y gellir cynnwys IGDC yn gyfreithiol yn y Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl fel y mae’n berthnasol i Gymru.

Mae darn o Fframwaith Cymru Gydnerth yn darllen:

“Ymatebwyr Categori 1 a/neu Gategori 2 1.10
Fel y’i diffinnir gan Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004, gan gynnwys Iechyd Digidol a Gofal Cymru, sydd wedi’u cyfarwyddo gan Lywodraeth Cymru i gyflawni dyletswyddau ymatebwr Categori 1, er nad yw wedi’i nodi’n ffurfiol fel ymatebwr Categori 1 o dan y Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004.”

Mae Llywodraeth Cymru wedi cyfarwyddo Gofal Iechyd Digidol Cymru yn flaenorol i barhau i ymgysylltu a chymryd rhan mewn cynlluniau brys ac wrth gefn ar gyfer Cymru. Fel y cyfryw, cafodd IGDC gyfarwyddyd ffurfiol (o dan bwerau Deddf GIG Cymru 2006) i barhau i gyflawni nifer o weithgareddau sy’n cyd-fynd â’r Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl, felly mae gan IGDC lawer ar waith eisoes i fodloni’r Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl a bydd yn gweithio gyda’i bartneriaid aml-asiantaeth i adeiladu ymhellach brosesau gwydnwch a chynlluniau ymateb sy'n bodloni'r Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl yn llawn. Mae IGDC bellach hefyd yn gweithio tuag at Safon Ryngwladol Parhad Busnes ISO 22301.

Mae IGDC wedi parhau â’i ymagwedd gydweithredol at barhad busnes a chynllunio at argyfwng trwy aelodaeth weithredol o grwpiau Cynllunio:

Grŵp Cynghori Cynllunio at Argyfyngau Iechyd Cymru.

Grŵp Gwydnwch a Chynllunio System Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru.

Mae Arweinydd Cynllunio Argyfwng IGDC bellach yn cynrychioli'r Sefydliad, ar y pedwar Fforwm Lleol Cymru Gydnerth. Bydd hyn yn helpu i fodloni’r gofyniad i gydweithio, cynllunio, rhannu gwybodaeth ac arfer cynlluniau gwydnwch ar sail aml-asiantaeth.

Rôl y Bwrdd

Mae’r Bwrdd wedi’i gyfansoddi i gydymffurfio â Rheoliadau Iechyd a Gofal Digidol Cymru (Aelodaeth a Gweithdrefn) 2020. Yn ogystal â'r cyfrifoldebau a'r atebolrwydd a nodir yn y telerau ac amodau penodi, mae Aelodau Annibynnol wedi gweithio gyda'r Cadeirydd i gytuno ar eu rolau Hyrwyddwr Bwrdd. Rhannwyd Adroddiad Blynyddol Hyrwyddwyr Bwrdd manwl yn ein Cyfarfod Bwrdd ym mis Ionawr 2024.

Mae'r Bwrdd yn cynnwys Aelodau Annibynnol a Chyfarwyddwyr Gweithredol.

Yn ystod 2023/24, cynhaliwyd sesiynau datblygu a briffio’r Bwrdd a oedd yn cynnwys pwyslais ar yr elfennau llywodraethu canlynol:

Adolygiad Annibynnol o Lywodraethu Rhaglen

Caffael y System Gwybodeg Radioleg - Achos Busnes Llawn

Rheoli Ymgysylltu â Rhanddeiliaid

Strategaeth Gyfathrebu

Strategaeth Gofal Sylfaenol

Strategaeth Ddigidol Iechyd a Gofal Llywodraeth Cymru

Strategaeth Hirdymor IGDC x 5

CTCI 2024-25

Negeseuon gan Randdeiliaid

Rôl IGDC mewn Gofal

Dyletswydd Ansawdd

CTCI 2025-27 x 2

Cyfrifon Drafft 2022-24

Ymwybyddiaeth Seiber

Gwasanaethau Digidol ar gyfer Cleifion a’r Cyhoedd

Rhaglen Digido Gofal Llygaid

Sesiwn Ddysgu ar y cyd rhwng y Bwrdd Rhyngwladol ac UMASS Memorial Health

Asesiad Strwythuredig 2023

Cyd-destun Ariannol CTCI 2024/25

Parhaodd IGDC â’i bartneriaeth gyda Deloitte fel ein partner Datblygu Bwrdd yn ystod 2023-24, a chynhaliodd y Bwrdd y gweithdai canlynol gyda Deloitte yn ystod y cyfnod:

Llywodraethu Da

Matrics Sgiliau Bwrdd

Gweithdy Strategaeth

Casgliad Datblygiad Sefydliadol y Bwrdd

Rydym yn edrych ymlaen at symud y gwersi a’r cyfleoedd o’r gwaith hwn ymlaen yn 2024-25. Amlinellir aelodaeth lawn y Bwrdd yn Atodiad 1. Rhoddir isod grynodeb o strwythur y Bwrdd a Phwyllgorau. Mae hyn yn adlewyrchu'r strwythur arfaethedig yn rheolau sefydlog enghreifftiol IGDC.

Yn ystod 2023-24, comisiynodd IGDC, gyda chymorth Llywodraeth Cymru, adolygiad annibynnol o Drefniadau Llywodraethu Rhaglenni. Y prif argymhelliad o'r adroddiad oedd symleiddio trefniadau llywodraethu i gynnwys llinellau atebolrwydd, sicrhau mwy o eglurder ynghylch rolau a chyfrifoldebau, gan ganiatáu i raglenni a gynhelir gan IGDC weithredu mewn modd agored a thryloyw.

Mae Cadeirydd IGDC a'r Prif Swyddog Gweithredol wedi cytuno i sefydlu is-bwyllgor o Fwrdd IGDC, y Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni, i roi sicrwydd a chraffu ar gyflawni rhaglenni mawr a gynhelir gan IGDC mewn modd agored a thryloyw. Cymeradwywyd hyn gan y Bwrdd AIA ym mis Tachwedd 2023.

Mae’r Bwrdd yn darparu arweinyddiaeth a chyfeiriad i’r sefydliad ac mae ganddo rôl allweddol wrth sicrhau bod gan y sefydliad drefniadau llywodraethu cadarn ar waith. Mae'r Bwrdd hefyd yn ceisio sicrhau bod gan y sefydliad ddiwylliant agored a safonau uchel wrth gyflawni ei waith. Gyda'i gilydd, mae aelodau'r Bwrdd yn rhannu cyfrifoldeb corfforaethol am bob penderfyniad ac yn chwarae rhan allweddol wrth fonitro perfformiad y sefydliad. Roedd holl gyfarfodydd y Bwrdd yn ystod 2023/24 wedi’u cyfansoddi’n briodol gyda chworwm. Mae’r materion busnes a risg allweddol a ystyriwyd gan y Bwrdd yn ystod 2023/24 wedi’u hamlinellu yn y datganiad hwn a gellir cael rhagor o wybodaeth o bapurau’r cyfarfodydd sydd ar gael ar ein gwefan.

Rôl y Pwyllgorau

Mae gan y Bwrdd bedwar pwyllgor, y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, y Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth, y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol a'r Pwyllgor Cyflenwi Rhaglenni. Mae’r pwyllgorau hyn yn cael eu cadeirio gan Gadeirydd neu Aelodau Annibynnol y Bwrdd ac mae ganddynt rolau allweddol mewn perthynas â’r system llywodraethu a sicrwydd, gwneud penderfyniadau, craffu ac asesu risgiau cyfredol. Mae'r pwyllgorau'n darparu adroddiadau sicrwydd a materion allweddol i bob cyfarfod o’r Bwrdd er mwyn cyfrannu at asesiad y Bwrdd o sicrwydd a chraffu ar gyflawni amcanion.

Mae'r Bwrdd yn gyfrifol am adolygu'r strwythur pwyllgorau yn gyson ac mae’n adolygu ei reolau sefydlog yn flynyddol. Bydd y Bwrdd yn ystyried a oes angen unrhyw newidiadau yn ystod 2024/25 yn unol â fframwaith llywodraethu’r Bwrdd a blaenoriaethau’r Cynllun Tymor Canolig Integredig. Mae IGDC wedi ymrwymo i fod yn agored ac yn dryloyw o ran y ffordd y mae'n cynnal ei fusnes pwyllgor. Nod Bwrdd Iechyd a Gofal Digidol Cymru a'i bwyllgorau yw cyflawni cyn lleied â phosibl o’u busnes mewn sesiynau caeedig a sicrhau bod busnes yn cael ei ystyried yn gyhoeddus, lle bynnag y bo modd, a bod papurau sesiwn agored yn cael eu cyhoeddi ar wefan IGDC. Ymgymerir â gwybodaeth a dderbynnir mewn cyfarfodydd sesiwn gaeedig oherwydd natur gyfrinachol y busnes. Gall materion cyfrinachol o'r fath gynnwys materion masnachol sensitif, materion yn ymwneud â materion personol neu drafod cynlluniau yn eu camau ffurfiannol. Yn ogystal, mae Adroddiadau Blynyddol y Pwyllgorau a’r Grŵp Cynghori yn rhoi trosolwg o’r gweithgarwch a wnaed yn ystod y flwyddyn ac maent i’w gweld yma:

Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd

Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol

Y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth a Thelerau Gwasanaeth

Fforwm Partneriaeth Lleol

Nid oes Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni ar gyfer 2023-24 gan fod y Pwyllgor wedi’i sefydlu yn ystod rhan olaf y flwyddyn ariannol a chynhaliwyd dau gyfarfod yn unig, felly bydd adroddiad blynyddol cyntaf y Pwyllgor yn cael ei gynhyrchu yn 2024-25.

Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd

Un o Bwyllgorau pwysig y Bwrdd mewn perthynas â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol hwn yw'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd. Mae'r Pwyllgor yn adolygu cynllun a digonolrwydd trefniadau llywodraethu a sicrwydd IGDC a'i system rheolaeth fewnol yn barhaus. Yn ystod 2023/24, roedd y materion allweddol a ystyriwyd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd yn ymwneud â threfniadau llywodraethu cyffredinol y sefydliad yn cynnwys:

Ailedrych ar ei gylch gorchwyl, a fydd yn cael ei adolygu'n rheolaidd

Cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 ac adolygu'r Adroddiadau Archwilio Mewnol dilynol yn barhaus. Nodi meysydd risg allweddol ac olrhain ymatebion rheolwyr i wella systemau a pholisïau sefydliadol

Sicrhau bod systemau a gweithdrefnau rheoli ariannol effeithiol ar waith

Monitro’r systemau rheoli risg

Monitro safonau ymddygiad, gan gynnwys datgan buddiannau, rhoddion, lletygarwch a nawdd

Datblygu trefniadau i weithio gydag Archwilio Cymru, ac ystyried Asesiad Strwythuredig 2023 a Chynllun Archwilio 2023-24 Archwilio Cymru

Monitro cynnydd ar ddatblygu Cynllun Iaith Gymraeg IGDC

Cymeradwyo ac adolygu Fframwaith Sicrwydd Deddfwriaethol IGDC

Datblygu a chymeradwyo polisïau, strategaethau a fframwaith newydd i gefnogi llywodraethu da a rheolaeth briodol

Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth

Mae’r Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth yn ystyried ac yn argymell cyflogau, dyfarniadau cyflog a thelerau ac amodau cyflogaeth ar gyfer y Tîm Gweithredol ac uwch staff allweddol eraill. Yn ystod 2023/24, roedd y materion allweddol a ystyriwyd gan y Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth yn cynnwys:

Perfformiad Cyfarwyddwyr Gweithredol yn erbyn amcanion unigol

Strwythur y Tîm Gweithredol

Cadarnhau swyddi'r Tîm Gweithredol

Adolygiad o ddata pobl sy’n gadael IGDC

Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol

Mae’r Pwyllgor Llywodraethu Digidol a Diogelwch yn rhoi cyngor a sicrwydd i'r Bwrdd o ran ansawdd a chywirdeb, diogelwch a defnydd priodol o wybodaeth a data i gefnogi darparu iechyd a gofal a gwella gwasanaethau a darparu iechyd a gofal digidol o ansawdd uchel. Roedd y materion allweddol a ystyriwyd gan y Pwyllgor yn 23/24 yn ymwneud â’i gylch gwaith yn cynnwys:

Ailedrych ar ei gylch gorchwyl, a fydd yn cael ei adolygu'n rheolaidd

Trefniadau Seiberddiogelwch

Adolygu digwyddiadau a dysgu sefydliadol

Llywodraethu Gwybodaeth

Sicrwydd Gwasanaethau Gwybodaeth

Sicrwydd Gwybodeg

Sicrwydd Ymchwil ac Arloesi

Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni

Mae’r Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni yn cynghori ac yn sicrhau’r Bwrdd o ran sut y caiff rhaglenni eu darparu, yn enwedig bod ganddynt lywodraethu rheolaidd a phriodol, bod ganddynt brosesau rheoli ac adrodd cadarn, a’u bod yn dangos cynllunio, rheoli a chyflawni da.

Bydd y Pwyllgor hefyd yn rhoi sicrwydd i’r Bwrdd ar gyflawni rhaglenni fel portffolio, dyrannu adnoddau wedi’u blaenoriaethu, rhaglenni’n effeithio ar ddarpariaeth ehangach IGDC, a thrawsnewid gweithgarwch rhaglenni i wasanaethau byw sy’n gynaliadwy yn y tymor hwy. Roedd y materion allweddol a ystyriwyd gan y Pwyllgor yn 23/24 yn ymwneud â’i gylch gwaith yn cynnwys:

Mireinio a chytuno ar gylch gorchwyl y Pwyllgor a fydd yn cael ei adolygu'n rheolaidd

Sicrwydd Rhaglenni

Sicrwydd Portffolio

Llywodraethu (gan gynnwys adolygu pa raglenni sydd o fewn cwmpas y Pwyllgor)

Hunanasesiad Effeithiolrwydd

Cynhaliodd y Bwrdd a Phwyllgorau’r Bwrdd hunanasesiad ar gyfer 2023/24 rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2024 a thrafodwyd y canfyddiadau yn y cyfarfod pwyllgor perthnasol a’u hadrodd i’r Bwrdd AIA. Nid oedd arolwg hunaneffeithiolrwydd y Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni ar gyfer 2023/24 gan fod y Pwyllgor wedi’i sefydlu yn ystod rhan olaf y flwyddyn ariannol a chynhaliwyd dau gyfarfod yn unig, felly bydd hunanasesiad cyntaf y Pwyllgor yn cael ei gynhyrchu yn 2024-25.

Seiliwyd holiadur y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd ar Lawlyfr y Pwyllgor Archwilio ac fe'i dosbarthwyd i aelodau a mynychwyr y Pwyllgor.

Roedd holiaduron y Bwrdd AIA, y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol, y Pwyllgor Tâl a Thelerau Gwasanaeth a’r Fforwm Partneriaeth Lleol wedi’u seilio ar gyfansoddiad, sefydlu a dyletswyddau, ac yna gwestiynau arweinyddiaeth a chefnogaeth Bwrdd, Pwyllgor, a Grŵp Cynghori’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd.

Aelodaeth y Bwrdd a'i Bwyllgorau

Mae Atodiad 1 yn amlinellu aelodaeth a phresenoldeb y Bwrdd a’i Bwyllgorau ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2023 i 31 Mawrth 2024. Mae aelodau'n ymgymryd ag ystod o weithgareddau eraill ar ran y Bwrdd gan gynnwys Sesiwn Datblygu a Briffio’r Bwrdd, ac ystod o gyfarfodydd mewnol ac allanol.

Mae angen i'r Bwrdd gymeradwyo unrhyw newidiadau arfaethedig i strwythur ac aelodaeth pwyllgorau'r Bwrdd. Mae’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd a’r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol, ynghyd â’r Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni, wedi ystyried eu cylch gorchwyl eu hun ac wedi argymell newidiadau i’r Bwrdd. Bydd y Bwrdd yn sicrhau bod cylch gorchwyl pob pwyllgor yn cael ei adolygu’n flynyddol i sicrhau bod gwaith y pwyllgorau yn adlewyrchu’n glir unrhyw ofynion llywodraethu, newidiadau i drefniadau dirprwyo neu feysydd cyfrifoldeb.

Mae holl bwyllgorau a grwpiau cynghori’r Bwrdd wedi datblygu adroddiadau blynyddol ar eu busnes a’u gweithgareddau a ddaeth i law ac a nodwyd ym mis Mawrth 2024. Mae’r swyddogion arweiniol wedi’u cynnwys yn Atodiad 2 ac mae rhestr o gyfarfodydd y Bwrdd a Phwyllgorau yn 23/24 wedi’i chynnwys yn y tabl yn Atodiad 3.

Fforwm Partneriaeth Lleol

Mae Fforwm Partneriaeth Lleol IGDC yn darparu’r mecanwaith ffurfiol ar gyfer partneriaeth gymdeithasol o fewn IGDC yn ogystal â chyfrwng ar gyfer ymgysylltu, ymgynghori, negodi a chyfathrebu rhwng undebau llafur a rheolwyr IGDC. Yn ystod 2023/24, mae’r Fforwm Partneriaeth Lleol wedi cyfarfod bob chwarter ac wedi canolbwyntio ar faterion strategol ac ymarferol gan gynnwys diwylliant, gwerthoedd ac ymddygiadau, cydnabod staff, llesiant, ffyrdd newydd o weithio a diogelwch, datblygiad sefydliadol, polisïau cyflogaeth a chydraddoldeb ac amrywiaeth.

Diben y system Rheolaeth Fewnol

Cynlluniwyd system rheolaeth fewnol Bwrdd IGDC i reoli risg i lefel resymol yn hytrach na dileu pob risg; mae hyn wedi’i fynegi yn natganiad parodrwydd i dderbyn risg IGDC. Felly, gall roi sicrwydd rhesymol yn unig o effeithiolrwydd, ac nid sicrwydd absoliwt.

Mae’r system rheolaeth fewnol wedi’i seilio ar broses barhaus a luniwyd i amlygu a blaenoriaethu risgiau i gyflawni’r polisïau, nodau a’r amcanion. Mae hefyd yn gwerthuso’r tebygolrwydd y bydd y risgiau hynny’n cael eu gwireddu a’r effaith pe baent yn cael eu gwireddu, a’u rheoli’n effeithlon, yn effeithiol ac yn ddarbodus. Mae’r system rheolaeth fewnol wedi bod ar waith ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, a hyd at ddyddiad cymeradwyo’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon.

Adolygwyd a chymeradwywyd Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd gan y Bwrdd ym mis Mai 2023. Mae Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd yn nodi’r holl reolaethau allweddol a llinellau sicrwydd i’w hadrodd i’r Bwrdd. Mae cylch adrodd blynyddol ein Fframwaith Sicrwydd Bwrdd i’w weld isod.

Rydym yn defnyddio’r system a’r broses FSB i fonitro, ceisio sicrwydd, a sicrhau bod unrhyw fylchau’n cael eu hateb trwy grynhoi’r Bwrdd a’i Bwyllgorau. Mae’r Bwrdd a’i Bwyllgorau’n darparu gwersyllt ar ein system Cofrestr Risg Corfforaethol.

Diffinnir reolaethau allweddol fel y rheolaethau a’r systemau sydd ar waith i gynorthwyo i sicrhau cyflawniad nodau strategol y Bwrdd. Mae effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn cael ei asesu gan ein harchwilwyr mewnol ac allanol.

Y gallu i ymdrin â risg

Y Prif Weithredwr/Swyddog Atebol sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am reoli risg, ond arweinydd risg yr AIA yw Ysgrifennydd y Bwrdd. Mae hyn yn golygu arwain ar ddylunio, datblygu a gweithredu Strategaeth Rheoli Risgiau a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd.

Mae datganiad parodrwydd i dderbyn risg IGDC, a amlinellir isod, yn disgrifio ymagwedd IGDC at reoli risg a'r risgiau y mae'n barod i'w derbyn neu eu goddef wrth geisio cyflawni ei nodau strategol:

Mae’n rhaid i IGDC gymryd risgiau i gyflawni ei nodau strategol a sicrhau canlyniadau buddiol i randdeiliaid.

Cymerir risgiau mewn modd ystyriol a rheoledig.

Bydd amlygiad i risgiau yn cael ei gadw i lefel effaith a ystyrir yn dderbyniol gan y Bwrdd.

Gallai’r lefel dderbyniol amrywio o bryd i'w gilydd ac felly bydd yn cael ei hadolygu a’i diwygio unwaith y flwyddyn o leiaf.

Mae’n bosibl y bydd unrhyw risg y tu allan i’n derbynioldeb risg y cytunwyd arno yn cael ei derbyn a bydd yn destun proses lywodraethu i sicrhau gwelededd a rheolaeth.

Mae’n bosibl y derbynnir rhai risgiau penodol uwchlaw’r parodrwydd i dderbyn risg y cytunwyd arno oherwydd:

• bernir bod y tebygolrwydd y byddant yn digwydd yn ddigon isel

• gallent arwain at wireddu gwobr/budd sylweddol

• ystyrir eu bod yn rhy gostus i'w rheoli o ystyried blaenoriaethau eraill

• byddai'r gost o'u rheoli yn fwy na chost yr effaith pe byddent yn cael eu gwireddu

• nid oes ond cyfnod byr o amlygiad iddynt

• mae angen i barti allanol gymryd camau lliniaru

Mae parodrwydd IGDC i dderbyn risg yn ystyried ei allu i ddelio â risg, sef faint o risg y mae'n fodlon ei dderbyn wrth gyflawni ei amcanion o ystyried ei adnoddau ariannol ac adnoddau eraill, cyn i rwymedigaethau a dyletswyddau statudol gael eu torri.

Mae'r goddefiant risg yn rhoi arweiniad ynghylch uwchgyfeirio risgiau ar draws ei weithgareddau. Mae’r ffeithlun isod yn rhoi manylion y meysydd risg a nodwyd ac a gytunwyd gan Fwrdd IGDC, y parodrwydd cysylltiedig a’r lefelau goddefiant, ac yn gosod disgwyliadau'r Bwrdd o ran nifer y rheolaethau allweddol wrth adolygu Risgiau Corfforaethol yn y categorïau hynny yn Adroddiad Sicrwydd y Bwrdd.

Dim

LLWGLYD

Rhoddir gwybod i’r Bwrdd am Dderbynioldeb Risg gyda sgôr o 25 neu uwch
Datblygu Gwasanaeth

AGORED

Rhoddir gwybod i’r Bwrdd am risg gyda sgôr o 20 neu uwch
Cyfrifoldeb Cymdeithasol Corfforaethol

CYMEDROL

Rhoddir gwybod i’r Bwrdd am risg gyda sgôr o 15 neu uwch
Gwybodaeth – Cyrchu a Rhannu, Cyflenwi Gwasanaethau, Diogelwch a Lles, Enw da, Ariannol

GOCHELGAR

Risk with rating 12 of above are escalated for consideration to report to the Board
Cydymffurfio, Diogelwch Dinasyddion, Gwybodaeth – Storio a chynnal

GWRTH RISG

Rhoddir gwybod i’r Bwrdd am risg gyda sgôr o 9 neu uwch

Bydd yr holl risgiau’n cyd-fynd yn glir ag amcanion y sefydliad gyda chysylltiad â Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd. Mae gan ein Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd bum prif risg, a drafodwyd y rhain yn fanwl gyda’r Bwrdd a’u cymeradwyo ym mis Mai 2023. Yn ogystal, ym mis Gorffennaf 2022, cymeradwyodd y Bwrdd parodrwydd IGDC i dderbyn risg ar gyfer pob prif risg. Ymgymerwyd â gwaith gan y Bwrdd drwy gydol y flwyddyn i ddiffinio’r prif risgiau i’r amcanion strategol.

Y prif risgiau presennol yn erbyn ein cenadaethau strategol

Yn ystod 2023/24, oherwydd yr argyfwng economaidd, mae proffil risg ariannol IGDC wedi gweld cynnydd sylweddol yn y risgiau a nodwyd sydd â’r potensial i effeithio ar ein gallu i gyflawni amcanion a’r hyn sydd i’w gyflawni yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a’r potensial i effeithio’n fawr ar ein gallu i gyflawni amcanion yn y cyfnod ariannol nesaf. Mae’r rhain yn amrywio o fuddsoddiad ar gyfer datblygiadau digidol i lefelau staffio.

Mae marchnad weithle gystadleuol ynghyd ag opsiynau gweithio hybrid esblygol hefyd wedi peri risg i’r sefydliad dros y 12 mis diwethaf a bydd yn parhau i wneud hynny hyd y gellir rhagweld. Mae ein tîm Pobl a Datblygu Sefydliadol wedi darparu mesurau lliniaru i hyn trwy gynyddu eu rhwydwaith o adnoddau ac addasu ein polisi gweithio hybrid i alluogi ymgysylltu ag adnoddau y tu allan i’n cymuned uniongyrchol. Mae angen gwaith pellach i sicrhau bod gennym wybodaeth a set sgiliau cyfoethog ac amrywiol ymhlith ein gweithlu ac i barhau i ddatblygu’r gronfa dalent sydd ar waith ar hyn o bryd.

Yn ystod 2023-24 bu mwy o risg a bygythiad o ymosodiad seiber. Fel sefydliad, rydym yn cydnabod y bydd hon yn risg hirdymor a bydd bygythiadau sy'n dod i'r amlwg yn parhau i gynyddu o ran dwyster a deallusrwydd. Fel sefydliad, rydym wedi cynnal gwerthusiad helaeth o'n risgiau presennol, rheolaethau allweddol a sicrwydd i nodi Cynllun Gwella Gwasanaeth sylweddol sy'n cynnig sicrwydd a diogelwch i'n sefydliad a hefyd i Barth GIG Cymru ehangach.

Fframwaith rheoli risg

Mae’r Bwrdd yn ystyried bod rheoli risg yn weithredol ac yn integredig yn elfennau allweddol o bob agwedd ar ein swyddogaethau a’n cyfrifoldebau i gyflawni ein busnes yn llwyddiannus. Mae'r Bwrdd a'i Bwyllgorau yn nodi ac yn monitro risgiau yn y sefydliad.

Corporate Risk Register Review Flow Chart

Caiff risgiau eu huwchgyfeirio i'r Bwrdd fel y bo'n briodol. Ar lefel weithredol, mae'r Cyfarwyddwyr Gweithredol yn gyfrifol am adolygu Cofrestrau Risg eu Cyfarwyddiaethau yn rheolaidd ac am sicrhau bod rheolaethau a chynlluniau gweithredu effeithiol ar waith a monitro cynnydd.

Mae'r fframwaith yn cynnwys strategaeth ac offer gweithredol ac yn darparu'r cyd-destun ymarferol ar gyfer staff y sefydliad o ran rheoli risg o nodi a sgorio hyd at fonitro.

Ymgorffori rheolaeth risg effeithiol

Mae aelodau o dîm llywodraethu corfforaethol IGDC yn darparu hyfforddiant rheoli risg, cymorth a chyngor i'r sefydliad. Darperir hyfforddiant llawn hefyd ar ein System Rheoli Gwybodaeth Risg cyn caniatáu mynediad, er mwyn sicrhau dull cyson o ysgrifennu risgiau, cynlluniau gweithredu lliniaru a mapio dibyniaethau:

Cyflwyniad i Reoli Risg

Mae'r hyfforddiant hwn yn rhoi trosolwg o sut i nodi, sgorio, ysgrifennu, monitro ac uwchgyfeirio risg.

Rheoli Risg ar gyfer perchnogion a thrinwyr risg

Mae'r hyfforddiant hwn yn rhoi gwybodaeth fanwl am sut i ddefnyddio system rheoli risg y sefydliad ac yn ail-ddilysu'r broses asesu a rheoli risg gan ganolbwyntio ar elfennau rheoli a sicrwydd risg.

Risg a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd

Mae'r hyfforddiant hwn yn targedu ehangu'r wybodaeth am risg strategol a'r ymagwedd a amlinellir yn y Strategaeth Risg a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd.

Mae'n canolbwyntio ar y gwahaniaeth rhwng Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd a'r Gofrestr Risg Gorfforaethol.

Mae perfformiad risg cyffredinol wedi bodloni disgwyliadau dros y 12 mis diwethaf gyda'n polisi rheoli risg yn cael ei wreiddio ar draws y sefydliad ac yn cyd-fynd â'n Fframwaith Sicrwydd Bwrdd.

Mae cynnydd parhaus wedi'i wneud o ran sefydlu Strategaeth Rheoli Risg a Fframwaith Sicrwydd y Bwrdd (y ‘Strategaeth’) yn ystod 2023/24.

Mae'r Strategaeth, y polisi, a'r polisïau a gweithdrefnau cyswllt wedi'u cyfathrebu ar draws y sefydliad a darparwyd hyfforddiant. Mae prosesau newydd wedi'u cyflwyno i'r holl staff ac mae gweithgareddau glanhau data wedi gwella ansawdd data o ran ein sefyllfa proffil risg yn fawr.

Mae gennym dudalen rheoli risg fewnol i helpu staff i reoli risg yn gadarnhaol, ac mae canllawiau cyflym ar gael ochr yn ochr â’r polisïau a’r gweithdrefnau i alluogi staff i fod yn fwy call wrth sgorio ac yn fwy rhagweithiol wrth reoli eu risgiau yn unol â pholisi. Mae staff wedi'u grymuso'n well i nodi risgiau mewn modd clir a chyson ac i uwchgyfeirio lle bo'n briodol o ran gwneud penderfyniadau a lliniaru. Mae cofrestrau risg a Dangosfwrdd Risg byw ar gael i staff drwy'r mecanwaith diogel hwn ar gyfer bod yn agored, yn dryloyw a chaniatáu dull cydweithredol o nodi a rheoli risg.

Mae'r holl risgiau wedi'u halinio'n llawn â'n cenadaethau strategol ac wedi'u mapio'n glir yn erbyn eu prif faes risg a'u dibyniaethau. Mae adolygiadau risg manwl wedi helpu i nodi risgiau nad ydynt yn eiddo i IGDC eu perchnogi na'u lliniaru ac mae gwaith wedi bod yn mynd rhagddo drwy'r strwythurau Llywodraethu ac adolygiadau risg Clinigol i nodi a rhannu'r risgiau hyn ar gyfer perchnogaeth ac atebolrwydd cywir. O ganlyniad uniongyrchol i hyn, mae proffil risg IGDC bellach yn dod yn fwy syml a chywir gan ganiatáu i'r ffocws ar risgiau critigol a nodi risgiau sy'n dod i'r amlwg i'r sefydliad.

Ar ôl sefydlu’r Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni ym mis Tachwedd 2023, ymgymerwyd â gwaith ar aseiniad Pwyllgor, i drosglwyddo nifer o risgiau o’r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol i’r Pwyllgor Cyflawni Rhaglenni ar gyfer craffu a goruchwylio.

Er mwyn sicrhau bod ffocws priodol yn cael ei roi ar ein risgiau ar lefel gorfforaethol (Mawrth 2024), mae Pwyllgorau ein Bwrdd yn archwilio'n ddwfn i feysydd penodol o bryd i'w gilydd. Yn ystod 2023/24, cynhaliwyd yr archwiliadau dwfn canlynol:

Cynhaliwyd dadansoddiad o risgiau corfforaethol gan gynnwys y symudiad mewn risgiau corfforaethol ers sefydlu IGDC, o fis Hydref 2022 i fis Medi 2023, yn ystod y flwyddyn ac fe’i cyflwynwyd i’n Bwrdd ym mis Tachwedd 2023.

Y fframwaith rheoli

Nid yw'n ofynnol i sefydliadau GIG Cymru gydymffurfio â phob elfen o'r cod llywodraethu corfforaethol ar gyfer adrannau llywodraeth ganolog.

Mae’r wybodaeth a ddarperir yn y datganiad llywodraethu hwn yn rhoi asesiad o sut rydym yn cydymffurfio â phrif egwyddorion y cod fel y maent yn berthnasol i IGDC fel sefydliad sector cyhoeddus y GIG. Mae IGDC yn dilyn ysbryd y cod yn effeithiol ac yn cynnal ei fusnes yn agored ac yn unol â'r cod. Mae’r Bwrdd yn cydnabod nad yw pob rhan o’r cod sy’n ymwneud ag adrodd wedi cael sylw yn y datganiad llywodraethu hwn, ond rhoddir sylw mwy manwl iddynt yn adroddiad blynyddol ehangach y sefydliad. Nid adroddwyd am unrhyw wyriadau oddi wrth y cod llywodraethu corfforaethol.p>

Mae fframwaith rheoli risg IGDC yn cydymffurfio'n sylweddol ag egwyddorion Rheoli Risg y Llyfr Oren o ystyried maint, strwythur ac anghenion y sefydliad.

Nid adroddwyd am unrhyw wyriadau oddi wrth y Llyfr Oren. Gellir cyrchu'r Llyfr Oren yma.

Elfennau eraill y fframwaith rheoli

Daeth IGDC o dan y Ddeddf Dyletswydd Ansawdd a Dyletswydd Gonestrwydd ym mis Ebrill 2023, yn unol â Deddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol (Ansawdd ac Ymgysylltu) (Cymru) 2020. Yn unol â'r Dyletswyddau, mae IGDC wedi cynhyrchu ei Adroddiad Blynyddol ar y Ddyletswydd Ansawdd cyntaf ac Adroddiad Blynyddol ar y Ddyletswydd Gonestrwydd ar gydymffurfio â'r dyletswyddau.

Hefyd, cynhaliodd y Bwrdd sesiwn friffio ar y Ddyletswydd Ansawdd yn ystod 2023/24 i drafod yr hyn y mae Ansawdd yn ei olygu i IGDC yn ogystal â chlywed cynnydd ar weithredu'r Ddyletswydd.

Mae IGDC yn gyfrifol am Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth newydd sy’n helpu i fonitro a gwella dealltwriaeth a chyfrifoldeb Llywodraethu Gwybodaeth yng Nghymru. Heb fframwaith, mae'r her o sicrhau bod gwybodaeth ar gael i wasanaethau sy'n darparu Iechyd a Gofal yn mynd yn llawer anoddach.

Mae’r fframwaith yn allweddol i Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth 2023-2026 IGDC, a gymeradwywyd fel rhan o’r set o Strategaethau Clinigol yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol ym mis Tachwedd 2023. Mae'r Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth yn amlinellu gweledigaeth, datganiad cenhadaeth a nodau strategol y tîm, gan amlygu unrhyw heriau a chyfleoedd a sut mae'r tîm yn bwriadu cyflawni eu nodau allweddol a nodir yn y Strategaeth.

Mae Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth IGDC yn amlinellu elfennau cydrannol y fframwaith IG. Mae diweddariadau ar y cydrannau hyn yn cynnwys y canlynol:

Fframwaith ar gyfer Rhannu – Mae IGDC yn darparu swyddogaeth gymorth ganolog fframwaith Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI). Mae fframwaith WASPI yn helpu sefydliadau sy'n darparu gwasanaethau i'r cyhoedd i rannu gwybodaeth yn effeithiol ac yn gyfreithlon. Cyflawnir hyn drwy ymrwymiad i egwyddorion a safonau cyffredin, a chaiff ei roi ar waith drwy dempled o gytundeb rhannu gwybodaeth a ddarperir gan y fframwaith. Dros y flwyddyn ddiwethaf, mae WASPI wedi symud ymlaen â'r gwaith o ddod yn God Ymddygiad Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae hyn wedi cynnwys ymgyrch ymgynghori cyhoeddus, gyda chanlyniadau wedi'u cyhoeddi mewn adroddiad ymgynghori ar y Cod Ymddygiad. Mae WASPI nawr i symud ymlaen trwy achredu’r Cod trwy brosesau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, gan adeiladu ar eu cyflawniadau eraill o’r flwyddyn ddiwethaf, gan gynnwys cyrraedd y rhestr fer ar gyfer “Tîm Preifatrwydd y Flwyddyn” a “Tîm Llywodraethu’r Flwyddyn” yn nigwyddiad gwobrau Fforymau Risg y Byd GRC, gwaith i ddigido templedi a phrosesau a bod Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn cyfeirio ato mewn digwyddiadau, cyhoeddiadau a chanllawiau (gan gynnwys Cynhadledd Ymarferwyr Diogelu Data 2023, gweminarau cyhoeddus ac erthygl ar ddiogelu).

Fframwaith Sicrwydd – Mae Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth Cymru yn arf hunanasesu sy'n galluogi sefydliadau i fesur lefel eu cydymffurfiaeth yn erbyn safonau a deddfwriaeth Llywodraethu Gwybodaeth cenedlaethol. Mae'r asesiad blynyddol yn helpu sefydliadau i nodi meysydd i'w gwella a all fod o gymorth i wella Llywodraethu Gwybodaeth sefydliadau a chynlluniau gweithredu. Mae holl Fyrddau Iechyd Cymru, Ymddiriedolaethau, Awdurdodau Iechyd Arbennig, Practisau Meddygol Cyffredinol a Fferyllfeydd Cymunedol yn cwblhau'r Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth. Mae'r platfform Caforb newydd ar gyfer y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth yn disodli cymhwysiad presennol ac mae wedi'i ddatblygu gan dîm o ddatblygwyr meddalwedd yn IGDC, gan ddarparu gwell ymarferoldeb gan weithredu'r newidiadau a gynigir o ystod o adborth gan randdeiliaid. Mae datblygiadau platfform yn parhau i weithredu gofynion y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth yn llawn ar gyfer yr holl randdeiliaid. Bydd y datblygiadau platfform pellach yn galluogi ehangu o’r sefydliadau hynny sy’n defnyddio’r platfform presennol ar hyn o bryd i set ehangach o randdeiliaid sydd angen darparu sicrwydd Llywodraethu Gwybodaeth wrth brosesu data personol wrth ddarparu gwasanaethau GIG Cymru.

Fframwaith ar gyfer Cyngor – Mae Gwasanaeth Cymorth y Swyddog Diogelu Data (“y Gwasanaeth”) yn darparu cyngor a chymorth penodol i Feddygon Teulu ar sail tanysgrifiad, drwy ddarparu swyddogaethau rôl Swyddog Diogelu Data statudol. Mae'r Gwasanaeth yn darparu ystod o swyddogaethau gan gynnwys desg wasanaeth Llywodraethu Gwybodaeth, sesiynau hyfforddi ac ymwybyddiaeth, archwilio cyflwyniadau y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth blynyddol a darparu ystod o ganllawiau, templedi a dogfennaeth eraill i helpu Meddygon Teulu i fodloni a gwella eu cydymffurfiaeth â deddfwriaeth hawliau gwybodaeth. Mae 83% o bractisau meddygon teulu yng Nghymru yn tanysgrifio i'r gwasanaeth hwn, gyda mewnbwn ac adborth gan danysgrifwyr yn cefnogi datblygiad a ffocws y gwasanaeth. Trwy'r gwasanaeth, cefnogir tanysgrifwyr ar bob mater sy'n ymwneud â Llywodraethu Gwybodaeth a diogelu data, gan roi'r wybodaeth a'r hyder iddynt gadw gwybodaeth cleifion yn ddiogel yn eu practis.

Fframwaith Mynediad – Mae'r Teclyn Archwilio Integredig Deallus Cenedlaethol (NIIAS) yn arf monitro rhagweithiol, sy'n nodi mynediad amhriodol posibl at gofnodion clinigol ar gyfer llawer o systemau cenedlaethol. Mae systemau cenedlaethol fel Porth Clinigol Cymru, System Gweinyddu Cleifion Cymru a Gwasanaeth Demograffig Cymru yn cynnwys llawer iawn o ddefnyddwyr yn cyrchu gwybodaeth bob dydd. Er bod staff iechyd a gofal yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau i beidio â chael gafael ar unrhyw wybodaeth nad yw'n berthnasol iddynt, mae NIIAS ar waith i nodi achosion o ddefnydd amhriodol posibl. Mae NIIAS yn eistedd y tu ôl i nifer o systemau cenedlaethol i dynnu sylw at achosion o fynediad amhriodol posibl i hysbysu Byrddau Iechyd ac Ymddiriedolaethau GIG Cymru gydag adroddiadau hysbysu dyddiol am fynediad defnyddwyr.

Mae cyfrifoldebau Llywodraethu Gwybodaeth IGDC yn cael eu monitro gan y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol trwy'r Adroddiad Sicrwydd Llywodraethu Gwybodaeth sefydlog.

Mae gan IGDC gyfrifoldebau deuol am Becyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth Cymru, sef ei fod yn gyfrifol am ddatblygu a chynnal y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth ac mae'n ofynnol iddo ei gwblhau a'i gyflwyno'n flynyddol.

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth 2022/23 oedd 31 Mehefin 2023. Hwn oedd y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth cyntaf ar y platfform technegol newydd, ac felly defnyddiwyd hwn fel peilot ar gyfer Byrddau Iechyd, Ymddiriedolaethau ac Awdurdodau Iechyd Arbennig Cymru.

Roedd sgôr Pecyn Cymorth 2022/23 fel a ganlyn:

Mae sgôr IGDC yn dangos lefel uchel o gydymffurfiaeth. Dim ond fel canllaw i lefel cydymffurfiaeth Llywodraethu Gwybodaeth IGDC y dylid defnyddio'r sgôr. Nid oes disgwyl i sefydliadau sy’n cwblhau’r Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth gyflawni 100% ar draws pob adran gan fod bwriad i’r hunanasesiad gael ei ddefnyddio i nodi meysydd i’w gwella. Felly, lle nad yw IGDC wedi sgorio 100% mewn rhai adrannau, nid yw hyn yn nodi nad yw'r sefydliad yn bodloni'r gofynion cyfreithiol ar gyfer yr adrannau hyn, yn fwy felly, mae'n nodi meysydd y gellir eu gwella.

O fewn pob adran o'r Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth, mae sefydliadau'n ateb cwestiynau i fodloni'r “Disgwyliadau Lleiaf” sy'n ofynnol ar gyfer yr adran honno. Mae ateb yr holl “Disgwyliadau Isafswm” mewn un adran yn caniatáu i'r sefydliad ateb cwestiynau pellach i ddangos eu bod yn gweithio uwchlaw'r isafswm yn y maes pwnc hwnnw. Gelwir hyn yn set cwestiwn “Rhagorwyd ar y Disgwyliadau”.

Sylwch, newidiodd y platfform technegol newydd y ffordd y cafodd y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth ei fesur. Felly, mae'n anodd cymharu'r sgôr hwn â chyflwyniadau blaenorol. Fodd bynnag, mae cymhariaeth â chyflwyniadau'r flwyddyn flaenorol yn dangos lefel uchel barhaus o gydymffurfiaeth Llywodraethu Gwybodaeth, gan roi hyder bod prosesau, mesurau diogelu a dogfennaeth ar waith i sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei rheoli'n briodol o fewn IGDC.

Sefydlwyd cynllun gweithredu Llywodraethu Gwybodaeth, a oedd hefyd yn ystyried adborth o archwiliad mewnol IGDC ar ei gydymffurfiaeth â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (GDPR y DU) (cyfeirir ato yn yr adran “Archwilio Mewnol gan gynnwys casgliad y pennaeth archwilio mewnol”). Cafodd camau gweithredu allweddol o'r cynllun eu rhannu a'u monitro drwy'r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol.

Cyflwynwyd Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth 2023/24 ar 31 Mawrth 2024, gyda'r canlyniad a'r cynllun gweithredu i'w cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol.

Mae cyfrifoldebau IGDC wedi ehangu dros amser i gefnogi trefniadau rhannu gwybodaeth a sicrwydd ar gyfer ei strategaethau a'i raglenni mewnol ei hun yn ogystal â'r rhai sy'n cael eu darparu gan sefydliadau eraill. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol:

Cofnod Unigol y Claf

Yr Adnodd Data Cenedlaethol (NDR)

Addewid Data

Gwasanaethau Digidol ar gyfer Cleifion a’r Cyhoedd (DSPP)

Rhaglen Strategol ar gyfer Gofal Sylfaenol

Rheoli Meddyginiaethau

System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru

Atal Twyll

Yn unol â Safonau Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd NHS Protect ar gyfer Cyrff y GIG (Cymru), cytunodd yr Arbenigwr Atal Twyll Lleol a’r Cyfarwyddwr Gweithredol Cyllid ar ddechrau’r flwyddyn ariannol ar gynllun gwaith ar gyfer 2023/24 a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd ym mis Ebrill 2023. Mae diweddariadau ar gyflawni yn erbyn y cynllun gwaith hwn wedi cael eu darparu i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd yn ystod 2023/24.

Cydraddoldeb Amrywiaeth a Chynhwysiant Mae IGDC wedi ymrwymo i roi pobl wrth wraidd popeth y mae'n ei wneud ac fel sefydliad, rydym yn cael ein harwain gan ein gwerthoedd craidd. Ein huchelgais yw dathlu ein sefydliad fel man lle mae pobl yn ffynnu, yn arloesi ac yn cyflawni pethau gwych. Credwn fod ein gwerthoedd yn rhan annatod o bopeth yr ydym yn ei wneud.

Cod Ymarfer Llywodraeth Cymru: Cyflwynwyd Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi i amlygu’r angen, ar bob cam o’r gadwyn gyflenwi, i sicrhau bod arferion cyflogaeth da yn bodoli ar gyfer yr holl weithwyr, yn y Deyrnas Unedig a thramor.

Mae IGDC wedi ymrwymo i wreiddio egwyddorion a gofynion y Cod a Deddf Caethwasiaeth Fodern 2015.

Wrth wneud hynny, mae’n dangos yr ymrwymiad i’n rôl fel cyflogwr sector cyhoeddus, i ddileu arferion cyflogaeth anghyfreithlon ac anfoesegol, fel:

anghydraddoldeb

Caethwasiaeth fodern a sathru ar Hawliau Dynol

Hunangyflogaeth ffug

Defnydd annheg o gynlluniau ambarél a chontractau dim oriau

Pheidio â thalu’r Cyflog Byw

Yn ystod 2023/24 cymerwyd y camau canlynol:

Talwyd cyfradd cyflog byw y llywodraeth ar ei raddfa gyflog isaf, sydd ar fand cyflog 3 Agenda ar gyfer Newid ac nid yw bellach yn recriwtio i fandiau 1 neu 2 gan mai band 3 yw ein gradd mynediad bellach.

Mae ganddo Bolisi Mynegi Pryderon (Chwythu’r Chwiban), sy’n rhoi proses deg a thryloyw i’r gweithlu, i’w grymuso a’u galluogi i godi amheuon o unrhyw fath o gamymddwyn, gan staff, cyflenwyr neu gontractwyr sy’n gweithio ar safleoedd IGDC ac mae’n cefnogi’r dim anfantais i unrhyw un sy'n mynegi pryder.

Mae ganddo brosesau IR35 cadarn ar waith, sy’n sicrhau nad oes unrhyw ddefnydd annheg o weithwyr hunangyflogedig ffug neu weithwyr sy’n cael eu cyflogi o dan gynlluniau ambarél. Mae’r prosesau hyn hefyd yn sicrhau bod yr holl weithwyr yn cael eu cyflogi mewn modd teg a phriodol, ac mae’n atal unigolion rhag osgoi talu treth a chyfraniadau Yswiriant Gwladol. Mae hefyd yn sicrhau nad oes unrhyw weithiwr dan anfantais ormodol o ran cyflog, hawliau neu gyfleoedd cyflogaeth parhaol.

Nid yw'n sicrhau gwasanaeth nac yn cyflogi staff na gweithwyr ar gontractau dim oriau

Mae ganddo Bolisi a Gweithdrefn Recriwtio a Dethol agored a chadarn, sy'n sicrhau proses deg a thryloyw. Ymrwymiadau penodol i gefnogi cydraddoldeb yw: hysbysebu cyfleoedd i ymuno â'r sefydliad mewn cymunedau ehangach ac amrywiol. Mae’r sefydliad wedi cyhoeddi ei Gynllun Cydraddoldeb Strategol ym mis Ebrill 2023 sy’n cyd-fynd â’r ymrwymiadau a amlinellir yn Strategaeth Pobl a Datblygu Sefydliadol y sefydliad.

Mae wedi gweithio'n agos mewn partneriaeth â'r undebau llafur, darparwr cymorth gweithwyr a rhwydweithiau ehangach i gefnogi gweithwyr

Ymrwymiad i'r Siarter Cynhwysiant Digidol - disgrifiwyd IGDC fel 'rhagorol' ar ôl derbyn Achrediad Siarter Cynhwysiant Digidol ym mis Ionawr 2024

Mae gan y sefydliad Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth, sy'n sicrhau nad oes unrhyw ddarpar ymgeisydd, gweithiwr neu weithiwr a gyflogir gan IGDC dan anfantais ormodol mewn unrhyw ffordd. Mae hyn yn ymwneud â chyflog, hawliau cyflogaeth, cyflogaeth, hyfforddiant a datblygiad neu gyfleoedd gyrfa. Darparwyd adroddiad cyflog rhwng y rhywiau i Fwrdd IGDC ym mis Mawrth 2024.

Fel cyflogwr gyda staff sydd â hawl i aelodaeth o gynllun pensiwn y GIG, mae mesurau rheoli ar waith i sicrhau y cydymffurfir â holl rwymedigaethau’r cyflogwr a gynhwysir yn rheoliadau’r cynllun. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod didyniadau cyflog, cyfraniadau’r cyflogwr a thaliadau i’r cynllun yn digwydd yn unol â rheolau’r cynllun, a bod cofnodion aelodau o’r cynllun pensiwn yn cael eu diweddaru’n gywir yn unol â’r amserlenni a nodir yn y Rheoliadau.

Mae Gwasanaethau Cronfa Risg Cymru (WRPS) yn fecanwaith rhannu risg, yn debyg i drefniant yswiriant, sy'n darparu indemniad i sefydliadau GIG Cymru yn erbyn hawliadau a cholledion esgeuluster. Mae'n rhaid i sefydliadau unigol y GIG dalu'r £25,000 cyntaf o hawliad neu golled, sy'n debyg i dâl dros ben polisi yswiriant. Mae’r Bwrdd, ynghyd â’i ffynonellau sicrwydd mewnol, sy’n cynnwys ei swyddogaeth archwilio mewnol a ddarperir gan Gydwasanaethau’r GIG, hefyd yn defnyddio ffynonellau sicrwydd allanol ac adolygiadau gan archwilwyr, rheoleiddwyr ac arolygwyr i lywio ac arwain ein datblygiad. Mae canlyniadau'r asesiadau hyn yn cael eu defnyddio gan y Bwrdd i lywio ein cynllunio ymhellach ac i ymgorffori llywodraethu da ar draws ystod o gyfrifoldebau'r sefydliad.

Ym mis Mawrth 2024 cymeradwyodd Bwrdd IGDC Gynllun Cyflawni Datgarboneiddio (DAP) 2024-2027 diwygiedig, sy’n edrych o’r newydd ar ein hanghenion adeiladu, ynni, caffael a theithio, yn ogystal â ffynonellau allyriadau eraill, ac sy’n cynnwys map ffordd gyda chamau gweithredu hyd at 2030. Mae’r cynllun wedi cael ei ddatblygu i gefnogi’r uchelgeisiau a nodir yng Nghynllun Cyflawni Strategol Datgarboneiddio GIG Cymru sy’n amlinellu sut y gall GIG Cymru gyfrannu at yr adferiad a’i ymrwymiad i Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, sy’n mynd i’r afael â heriau parhaus hirdymor fel tlodi, annhegwch iechyd a’r newid yn yr hinsawdd. Mae IGDC wedi gwneud cynnydd sylweddol o ran datgarboneiddio ein hystad yn 2023/24, fodd bynnag, rydym yn cydnabod bod mwy i’w wneud.

Mae IGDC wedi cynnal yr asesiadau risg gofynnol yn unol â'n rhwymedigaethau o dan y Ddeddf Newid yn yr Hinsawdd. Rydym wedi adolygu Pecyn Cymorth Addasu Hinsawdd Partneriaethau Lleol ynghyd ag Asesiadau Risg cysylltiedig a byddwn yn parhau i gydymffurfio ag asesiadau pellach pan fyddant ar gael i ni.

Rydym yn cynnal Cofrestr Deddfwriaeth, sy’n cael ei hadolygu’n rheolaidd i sicrhau ein bod yn darparu’r sicrwydd gofynnol ac yn cyflawni ein rhwymedigaethau cydymffurfio. Mae gennym Gofrestr Agweddau Amgylcheddol, a ddefnyddir i asesu risg effeithiau amgylcheddol ac sy'n ein galluogi i gydymffurfio â'r Ddeddf Newid yn yr Hinsawdd.

Byddwn yn parhau i sicrhau y cydymffurfir â rhwymedigaethau IGDC o dan y gofynion Adrodd ar Addasiadau. Rydym yn y broses o gydweithio â chyrff eraill y GIG ar becyn cymorth asesu risg addasu penodol i GIG Cymru. Disgwylir i hwn gael ei rannu â ni yn gynnar yn 2024/25.

Yn bresennol, gallwn gadarnhau ein bod yn cydymffurfio â gofynion y Ddeddf Newid yn yr Hinsawdd a’r Adroddiad ar Addasu. Rydym yn parhau i fod yn ymrwymedig i gynnal cydymffurfiaeth yn y maes hwn a byddwn yn cymryd yr holl gamau angenrheidiol i sicrhau ein bod yn parhau i fodloni'r rhwymedigaethau pwysig hyn.

Adroddir am ddigwyddiadau sy'n arwain at fynediad diawdurdod at ddata yn unol â gofynion statudol IGDC a'r Weithdrefn Weithredu Safonol ddogfenedig ar Reoli Adrodd ar Fynediad Diawdurdod at Ddata Personol. O dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data, mae achosion o fynediad diawdurdod at ddata personol yn cael eu hystyried yn achosion o danseilio diogelwch sy’n arwain at ddinistrio, colli, newid, datgelu heb awdurdod neu fynediad at ddata personol, a hynny’n ddamweiniol neu’n anghyfreithlon.

Mae'n ofynnol cynnal asesiad risg o fynediad diawdurdod at ddata personol er mwyn pennu tebygolrwydd y risg i hawliau a rhyddid yr unigolion yr effeithir arnynt. Os yw risg yn debygol, o dan Ddeddf Diogelu Data, rhaid rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am y toriad o fewn 72 awr. Gallai methu ag adrodd arwain at golled ariannol neu golled i’r enw da. Yn ogystal, efallai y bydd angen rhoi gwybod i’r unigolion hynny dan sylw’n uniongyrchol os yw’r toriad yn debygol o arwain at risg uchel i hawliau a rhyddid unigolion.

Mae ein tîm Llywodraethu Gwybodaeth yn ymchwilio’n briodol i bob achos o dorri rheolau data ac adroddir yn eu cylch i’r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol. Lle bo’n briodol neu’n fandadol, rhoir gwybod i Lywodraeth Cymru fel rhan o adroddiad dim syndod.

Yn ystod 2023/24, fe wnaethom gofnodi cyfanswm o 3 digwyddiad ar y system Datix a arweiniodd at achosion posibl o dorri rheolau data personol. O'r digwyddiadau hyn, nid oedd yr un ohonynt yn bodloni'r meini prawf asesu ar gyfer adrodd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Gwnaeth archwiliad mewnol GDPR y DU (y cyfeirir ato yn yr adran “Archwiliad Mewnol gan gynnwys casgliad y pennaeth archwilio mewnol”) un argymhelliad blaenoriaeth isel ar hybu ymwybyddiaeth o fewn IGDC o achosion o dorri data personol. Mae dull haenog o gyfathrebu ac ymwybyddiaeth i staff IGDC wedi'i gynllunio.

Er bod sefydliadau GIG Cymru yn cael Cyfarwyddiadau Gweinidogol, nid yw'r rhain bob amser yn berthnasol i IGDC. Mae'r Cyfarwyddiadau Gweinidogol a gyflwynwyd yn ystod y flwyddyn yn cael eu rhestru ar wefan Llywodraeth Cymru uchod. Mae manylion y Cyfarwyddyd Gweinidogol a dderbyniwyd a’u perthnasedd i IGDC ar ddiwedd y flwyddyn 31 Mawrth 2024 wedi’u cynnwys yn Atodiad 4.

Trefniadau Cynllunio

Cyflwynwyd y CTCI i’r Bwrdd AIA ac yn olaf i Lywodraeth Cymru ar ddiwedd mis Mawrth 2023. Cydnabuwyd y cynllun wedi hynny gan y Gweinidog dros Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol drwy lythyr atebolrwydd ym mis Hydref 2023.

Mae amodau atebolrwydd IGDC i’w gweld isod:

Cyffredinol

Rhaid i’r ‘Pum Ffordd o Weithio’ a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol fod yn ganolog i ddull gweithredu’r bwrdd iechyd. Mae'n hanfodol bod eich sefydliad yn parhau i adeiladu ar y cynnydd a wnaed i ddefnyddio'r pum ffordd o weithio, sef egwyddorion datblygu cynaliadwy, i gyflawni eich cynllun. Dylai’r sefydliad sicrhau bod ei amcanion llesiant yn gyson â’i drefniadau cynllunio ac yn parhau i gael eu cefnogi ganddynt.

Rhaid i’r Ddyletswydd Ansawdd a’r Ddyletswydd Gonestrwydd, sy’n weithredol o fis Ebrill 2023, fod yn sail i’ch modelau gweithredol a bydd angen dangos hyn mewn trafodaethau mewn cyfarfodydd IQPD rheolaidd a threfniadau llywodraethu eraill.

Bydd angen arweinyddiaeth gref ond tosturiol i ddangos ymrwymiad i staff o'r angen i fabwysiadu ffyrdd newydd o weithio. Dylai hyn annog staff o bob gradd i ddysgu gwersi o'r pandemig.

Mae galw a chapasiti a'r risgiau ariannol yn her sylweddol ar draws y system. Bydd angen gwneud dewisiadau anodd ar bob lefel a rhaid i benderfyniadau fod yn gadarn ac yn unol â threfniadau llywodraethu'r sefydliad.

Mae newid yn yr hinsawdd yn risg fyd-eang. Fel sefydliadau angori, dylai pob sefydliad ar draws y GIG yng Nghymru sicrhau bod trefniadau cynllunio a gwneud penderfyniadau yn ystyried risgiau’r dewisiadau a wneir ar newid yn yr hinsawdd (ar draws amcanion datgarboneiddio a chynllunio ymaddasu). Mae GIG Cymru wedi ymrwymo i’r uchelgais o gael sector cyhoeddus sero net ar y cyd erbyn 2030 ac i sicrhau gwydnwch i effeithiau hinsawdd.

Rhaid cyflwyno adroddiadau bob chwarter i roi diweddariad ar gynnydd yn erbyn y cynllun. Dylid adrodd yn erbyn y cerrig milltir allweddol sy'n gysylltiedig â'r chwarter hwnnw, unrhyw lithriad yn erbyn y cynllun, y cerrig milltir nesaf a lliniaru unrhyw risgiau newydd/datblygol. Dylid cyflwyno copi o'ch adroddiad Bwrdd bob chwarter i HSS-PlanningTeam@gov.wales.

Dylai sefydliadau adnewyddu eu Set Ddata Sylfaenol (MDS) bob chwarter fel rhan o'u hadolygiad mewnol o gynlluniau. Cyflwynwch eich datganiadau MDS chwarter dau i HSS-PlanningTeam@gov.wales erbyn 27 Hydref 2023.

Cyllid ac Effeithlonrwydd

Darparu adroddiadau misol i Lywodraeth Cymru, yn amlinellu cyflawniad yn erbyn cynlluniau arbedion a amlinellwyd yn llythyr y Swyddog Atebol, gyda chamau unioni clir o’r proffil arfaethedig, a rhoddir sicrwydd clir i Fwrdd IGDC gyda mesurau lliniaru cysylltiedig.

Sicrhau bod fframweithiau a methodoleg budd yn cael eu sefydlu a sicrhau bod gan bob cynnig achos busnes achos buddion clir, bod fframweithiau buddion ar waith, a bod manteision yn cael eu holrhain.

Cefnogi datblygiad modelau ariannu newydd, dadansoddiad cryfach o amgylch effeithlonrwydd dyraniadol ar draws portffolios, a Chytundebau Lefel Gwasanaeth a gwasanaethau cenedlaethol i lywio model ariannu cenedlaethol ar gyfer 23/24, bydd hyn yn cynnwys mwy o dryloywder ynghylch costau Cytundebau Lefel Gwasanaeth ar gyfer yr holl bartneriaid.

Llywodraethu ac Ymgysylltu

Datblygu fframwaith rheoli a llywodraethu portffolio gwell, sy'n alinio ac wedi'i integreiddio i ddatblygiad systemau a llywodraethu ehangach y GIG, er mwyn galluogi cyflwyno adroddiadau cymesur i fyrddau IGDC a byrddau gweithredol a thimau Llywodraeth Cymru a'r GIG.

Adolygu trefniadau Cytundebau Lefel Gwasanaeth gyda byrddau iechyd a gwasanaethau cysylltiedig i sicrhau yn ystod y flwyddyn bod pob Bwrdd Iechyd yn deall manylion y gwasanaethau a ddarperir, neu sydd i’w darparu gan IGDC yn genedlaethol, gyda chatalogau gwasanaeth clir ar gyfer pob bwrdd iechyd.

Cyflawni

Datblygu cynllun a map ffordd clir ar gyfer Pensaernïaeth Genedlaethol integredig a rhyngweithredol i alluogi golwg unigol o gleifion o bob oed a lleoliad gofal, gan gynnwys plant a phobl ifanc – gan dynnu ynghyd mewn gwaith portffolio sengl ar WICCS/WCP/WNCR ac NDR, Ap y GIG a datblygiadau EPR Gofal Sylfaenol, gan wneud y gorau o adnoddau pensaernïol a defnyddio, a sicrhau bod pensaernïaeth genedlaethol yn agored i bob bwrdd iechyd ei defnyddio i gefnogi cynllunio iechyd a gofal lleol a gwell gofal, rheoli iechyd y boblogaeth a datblygu storfeydd Data Clinigol.

Sefydlu portffolio diagnosteg ddigidol i wneud y defnydd gorau o adnoddau ar draws rhaglenni'r portffolio hwnnw.

IGDC i weithio'n agos gyda holl bartneriaid y GIG a Gofal Cymdeithasol o ran Strategaeth a Phecynnau Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth trosfwaol, fel ei fod yn cefnogi darpariaeth effeithiol a diogel ar raddfa o fewn lleoliadau Iechyd a Gofal Cymdeithasol.

Mae tystiolaeth fod eich Bwrdd yn dangos Arweinyddiaeth System ar faterion digidol a data allweddol, yn enwedig Seiberddiogelwch a Diogelwch Data, yn hanfodol.

Cwblhau datblygiad yr holl swyddogaethau blaenoriaeth o fewn y System Gwybodaeth Canser sydd eu hangen i ddarparu gofal cleifion.

Y gweithlu

Atgyfnerthwyd y cynllun, mewn cydweithrediad ag AaGIC, i ddatblygu sgiliau digidol a phrofiad gweithlu DDaT GIG Cymru gyda mesurau clir i asesu effaith.

Adolygiad o Effeithiolrwydd

Fel y Swyddog Atebol, rwyf yn gyfrifol am adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol. Mae fy adolygiad o’r system rheolaeth fewnol wedi’i seilio ar waith yr archwilwyr mewnol, a’r swyddogion gweithredol yn y sefydliad, sy’n gyfrifol am ddatblygu a chynnal y fframwaith rheolaeth fewnol, ac ar sylwadau gan yr archwilwyr allanol yn eu llythyr archwilio ac mewn adroddiadau eraill.

Mae'r Bwrdd a'i Bwyllgorau yn dibynnu ar sawl ffynhonnell o sicrwydd mewnol ac allanol sy'n dangos effeithiolrwydd system rheolaeth fewnol yr Awdurdod Iechyd Arbennig ac yn cynghori lle mae meysydd i wella. Manylir ar yr elfennau hyn uchod yn y diagram o Fframwaith Rheoli Bwrdd IGDC.

Mae’r prosesau sydd ar waith i gynnal ac adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn cynnwys:

Goruchwyliaeth y Bwrdd a'r pwyllgor o ffynonellau sicrwydd mewnol ac allanol a dal Cyfarwyddwyr Gweithredol ac Uwch Reolwyr i gyfrif

Cyfarwyddwyr Gweithredol ac Uwch Reolwyr sy’n gyfrifol am ddatblygu, gweithredu a chynnal y fframwaith rheolaeth fewnol a’r gwelliant parhaus mewn effeithiolrwydd o fewn y sefydliad

Goruchwylio risg weithredol trwy'r Bwrdd a'i Bwyllgorau

Goruchwylio risg twyll trwy dîm Atal Twyll Lleol Caerdydd a'r Fro

Monitro gweithrediad yr argymhellion trwy'r olrheiniwr archwilio a oruchwylir gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd

Goruchwylio trefniadau archwilio, rheoli risg a sicrwydd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd

Audit and Assurance Committee oversight of audit, risk management and assurance arrangements

Darparodd holl Bwyllgorau’r Bwrdd adroddiad blynyddol i gyfarfod Bwrdd mis Mawrth 2024 yn manylu ar y gwaith a wnaed gan y Pwyllgor perthnasol yn ystod y flwyddyn a’r penderfyniadau allweddol a wnaed.

Rwy’n fodlon yn gyffredinol bod y mecanweithiau sydd ar waith i asesu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn gweithio’n dda a bod gan yr Awdurdod Iechyd Arbennig y cydbwysedd cywir rhwng lefel y sicrwydd a gaf gan fy Swyddogion Gweithredol, trefniadau’r Bwrdd a Phwyllgorau’r Bwrdd a Gwasanaethau Archwilio Mewnol IGDC.

Archwilio Mewnol gan gynnwys casgliad y pennaeth archwilio mewnol

Mae Archwilio Mewnol, trwy’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, yn rhoi llif sicrwydd i mi fel Swyddog Atebol a'r Bwrdd ar y system rheolaeth fewnol. Rwyf wedi comisiynu rhaglen o waith archwilio a gyflawnwyd yn unol â safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus gan Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru. Cytunir ar gwmpas y gwaith hwn gyda’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, ac mae’n canolbwyntio ar feysydd risg sylweddol a blaenoriaethau gwella lleol.

Mae'r farn gyffredinol gan y Pennaeth Archwilio Mewnol ar lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn swyddogaeth o'r rhaglen archwilio hon sy'n seiliedig ar risg ac mae'n cyfrannu at y darlun o sicrwydd sydd ar gael i'r Bwrdd wrth adolygu effeithiolrwydd a chefnogi ein hymgyrch i wella'n barhaus.

Mae’r rhaglen wedi’i chyflawni’n sylweddol yn unol â’r amserlen y cytunwyd arni ac mae’r newidiadau gofynnol yn ystod y flwyddyn wedi’u cymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, yn ogystal, mae adroddiadau cynnydd archwilio rheolaidd wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor. Er y gwnaed mân newidiadau i’r cynllun yn ystod y flwyddyn, mae'r Pennaeth Archwilio Mewnol yn fodlon y bu digon o sylw i archwilio mewnol yn ystod y cyfnod adrodd er mwyn rhoi Barn Flynyddol i’r Pennaeth Archwilio Mewnol. Wrth ffurfio’r Farn, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi ystyried effaith yr holl archwiliadau a gynhaliwyd, a grynhoir yn y tabl isod:

Mae'r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi dod i'r casgliad:

Sicrwydd Rhesymol – Gall y Bwrdd fod yn rhesymol o sicr fod y trefniadau sydd yn eu lle i sicrhau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol, yn y meysydd hynny sydd wedi eu hadolygu, wedi eu dylunio’n addas ac wedi eu rhoi ar waith yn effeithiol. Mae rhai materion angen sylw rheolwyr wrth gynllunio rheolaeth neu gydymffurfedd, gydag effaith isel i gymedrol ar amlygiad i risg gweddilliol, hyd nes y cânt eu datrys.

Wrth ddod i’r casgliad yma, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi nodi bod mwyafrif yr adolygiadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn wedi diweddu’n bositif, a bod trefniadau rheoli cadarn yn gweithredu mewn rhai meysydd. Roedd Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24 yn cynnwys archwiliadau o gyflawniadau gweithredol allweddol a risgiau cysylltiedig, gyda chynlluniau blaenorol yn ymgorffori risgiau sy'n gysylltiedig â sefydlu'r Awdurdod Iechyd Arbennig.

O'r farn a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn, dyrannwyd Sicrwydd Sylweddol i saith, dyrannwyd Sicrwydd Rhesymol i bedwar ac ni ddyrannwyd barn 'gyfyngedig' neu 'ddim sicrwydd' i unrhyw adroddiadau. Hefyd, bu inni gyhoeddi un adroddiad cynghorol yn ystod y flwyddyn, sydd wedi ei ystyried wrth lunio ein barn.

Nod y gwaith hwn yw helpu i gyflawni gofyniad statudol yr Archwilydd Cyffredinol i fod yn fodlon bod IGDC wedi gwneud trefniadau priodol i sicrhau cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau o dan adran 61 Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Roedd y gwaith yn canolbwyntio'n benodol ar drefniadau IGDC mewn perthynas â llywodraethu; cynllunio strategol; rheolaeth ariannol; a rheoli’r gweithlu, asedau digidol, yr ystâd ac asedau ffisegol eraill.

Canfu casgliad cyffredinol Asesiad Strwythuredig 2023 y canlynol: “Mae IGDC yn gwreiddio trefniadau llywodraethu da ac yn awr bod yn rhaid iddo geisio datblygu ymhellach ei rôl fel partner digidol y gellir ymddiried ynddo i fanteisio ar gyfleoedd gwasanaeth digidol ledled Cymru.”

Mae argymhellion gan Archwilio Mewnol ynghyd ag ymateb y rheolwyr yn cael eu cofnodi a chaiff hyn ei dderbyn ym mhob cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd.

Mae ansawdd ac effeithiolrwydd y wybodaeth a'r data a ddarperir i'r Bwrdd yn cael eu hadolygu'n barhaus ym mhob cyfarfod o'r Bwrdd a gwnaed rhai diwygiadau i'r Adroddiad Perfformiad Integredig yn ystod y flwyddyn i roi mwy o eglurder.

Fel y nodir drwy’r datganiad hwn a’r Adroddiad Blynyddol, nid oes unrhyw faterion rheoli na materion llywodraethu sylweddol wedi codi yn 2023/24. Fodd bynnag, mae pwysau ariannol ar wasanaethau cyhoeddus yn parhau yn gyffredinol. Yn ogystal, gan fod dibyniaeth ar ddigidol a data yn parhau i gynyddu bob blwyddyn, mae’r bygythiad seiber yn parhau i fod yn risg uchel i IGDC barhau i’w reoli. Byddaf yn sicrhau bod ein Fframwaith Llywodraethu yn ystyried ac yn ymateb i’r angen hwn.

Llofnodwyd gan Helen Thomas

Dyddiad: 9 Gorffennaf 2024

English

Y DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL

Cwmpas y cyfrifoldebau

gosod y cyfeiriad strategol

y fframwaith llywodraethu

naws a diwylliant sefydliadol

llywio’r derbynioldeb risg a goruchwylio risgiau strategol

datblygu perthnasoedd cryf gyda rhanddeiliaid a phartneriaid allweddol

creu a chyflawni Strategaeth Hirdymor y sefydliad yn llwyddiannus