Trefniadau Llywodraethu Gwybodaeth

Mae IGDC yn gyfrifol am Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth newydd sy’n helpu i fonitro a gwella dealltwriaeth a chyfrifoldeb Llywodraethu Gwybodaeth yng Nghymru. Heb fframwaith, mae'r her o sicrhau bod gwybodaeth ar gael i wasanaethau sy'n darparu Iechyd a Gofal yn mynd yn llawer anoddach.

Mae’r fframwaith yn allweddol i Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth 2023–2026 IGDC, a gymeradwywyd fel rhan o’r set o Strategaethau Clinigol yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol ym mis Tachwedd 2023. Mae'r Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth yn amlinellu gweledigaeth, datganiad cenhadaeth a nodau strategol y tîm, gan amlygu unrhyw heriau a chyfleoedd a sut mae'r tîm yn bwriadu cyflawni eu nodau allweddol a nodir yn y Strategaeth.

Mae Strategaeth Llywodraethu Gwybodaeth IGDC yn amlinellu elfennau cydrannol y fframwaith IG. Mae diweddariadau ar y cydrannau hyn yn cynnwys y canlynol:

Fframwaith ar gyfer Rhannu Gwybodaeth

Mae IGDC yn darparu swyddogaeth gymorth ganolog fframwaith Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI). Mae fframwaith WASPI yn helpu sefydliadau sy'n darparu gwasanaethau i'r cyhoedd i rannu gwybodaeth yn effeithiol ac yn gyfreithlon. Cyflawnir hyn drwy ymrwymiad i egwyddorion a safonau cyffredin, a chaiff ei roi ar waith drwy dempled o gytundebau rhannu gwybodaeth a ddarperir gan y fframwaith.

Dros y flwyddyn ddiwethaf, mae WASPI wedi bwrw ymlaen â gwaith i ddod yn God Ymddygiad Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth a datblygu system ddigidol i sefydliadau ddigideiddio eu cytundebau rhannu gwybodaeth. Yn ogystal, er mwyn cryfhau'r fframwaith WASPI presennol, rhyddhawyd templedi rhannu gwybodaeth cenedlaethol newydd yn ystod 2024 i gefnogi trefniadau ar y cyd rhwng rheolwyr data a phroseswyr data. Mae 2025 yn nodi carreg filltir bwysig gan ei bod hi’n dathlu pen-blwydd WASPI yn 20 oed, ac mae’n amser addas i fyfyrio ar yr effaith sylweddol y mae’r fenter hon wedi’i chael ar ddarpariaeth gwasanaethau a gofal defnyddwyr gwasanaethau ledled Cymru. Cynhelir digwyddiadau a hyrwyddiadau drwy gydol y flwyddyn, i nodi'r achlysur hwn.

Fframwaith Sicrwydd

Mae Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth Cymru yn arf hunanasesu sy'n galluogi sefydliadau i fesur lefel eu cydymffurfiaeth yn erbyn safonau a deddfwriaeth Llywodraethu Gwybodaeth cenedlaethol. Mae'r asesiad blynyddol yn helpu sefydliadau i nodi meysydd i'w gwella a all fod o gymorth i sefydliadau wrth wella eu cydymffurfiaeth â Llywodraethu Gwybodaeth.

Mae holl Fyrddau Iechyd Cymru, Ymddiriedolaethau, Awdurdodau Iechyd Arbennig, Practisiau Meddygol Cyffredinol a Fferyllfeydd Cymunedol yn cwblhau'r Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth. Mae'r platfform Caforb ar gyfer y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth wedi'i ddatblygu gan dîm o ddatblygwyr meddalwedd yn IGDC, gan ddarparu gwell ymarferoldeb gan weithredu'r newidiadau a gynigir o ystod o adborth gan randdeiliaid. Mae datblygiadau platfform a chwestiynau a osodwyd yn parhau i weithredu gofynion y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth yn llawn ar gyfer yr holl randdeiliaid. Bydd y datblygiadau platfform y dyfodol yn galluogi ehangu o’r sefydliadau hynny sy’n defnyddio’r platfform presennol ar hyn o bryd i set ehangach o randdeiliaid sydd angen darparu sicrwydd Llywodraethu Gwybodaeth wrth brosesu data personol wrth ddarparu gwasanaethau GIG Cymru.

Fframwaith ar gyfer Cyngor ac Arweiniad

Mae Gwasanaeth Cymorth y Swyddog Diogelu Data (“y Gwasanaeth”) yn darparu cyngor a chymorth penodol i Feddygon Teulu a Fferyllfeydd Cymunedol ar sail tanysgrifiad, drwy ddarparu swyddogaethau rôl Swyddog Diogelu Data statudol. Mae'r Gwasanaeth yn darparu ystod o swyddogaethau gan gynnwys desg wasanaeth Llywodraethu Gwybodaeth, sesiynau hyfforddi ac ymwybyddiaeth, archwilio cyflwyniadau y Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth blynyddol a darparu ystod o ganllawiau, templedi a dogfennaeth eraill i helpu Meddygon Teulu i fodloni a gwella eu cydymffurfiaeth â deddfwriaeth hawliau gwybodaeth.

Mae 84% o bractisiau meddygon teulu yng Nghymru yn tanysgrifio i'r gwasanaeth hwn, gyda mewnbwn ac adborth gan danysgrifwyr yn cefnogi datblygiad a ffocws y gwasanaeth. Trwy'r gwasanaeth, cefnogir tanysgrifwyr ar bob mater sy'n ymwneud â Llywodraethu Gwybodaeth a diogelu data, gan roi'r wybodaeth a'r hyder iddynt gadw gwybodaeth cleifion yn ddiogel yn eu sefydliadau. Yn ogystal, mae Tîm IG ar gyfer cefnogaeth Gofal Sylfaenol tîm gwasanaeth Gofal Sylfaenol IGDC yn ymwneud â phrosiectau a rhaglenni cenedlaethol o fewn Gwasanaethau Gofal Sylfaenol. Mae'r rhain yn cynnwys rhaglenni a gyflwynir ar gyfer ymarfer cyffredinol, fferylliaeth, optometreg a gwasanaethau carchar.

Fframwaith Atebolrwydd

Mae'r Teclyn Archwilio Integredig Deallus Cenedlaethol (NIIAS) yn arf monitro rhagweithiol, sy'n nodi mynediad amhriodol posibl at gofnodion clinigol ar gyfer llawer o systemau cenedlaethol. Mae systemau cenedlaethol fel Porth Clinigol Cymru, System Gweinyddu Cleifion Cymru a Gwasanaeth Demograffig Cymru yn cynnwys llawer iawn o ddefnyddwyr yn cyrchu gwybodaeth bob dydd.

Er bod staff iechyd a gofal yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau i beidio â chael gafael ar unrhyw wybodaeth nad yw'n berthnasol iddynt, mae NIIAS ar waith i nodi achosion o ddefnydd amhriodol posibl. Mae NIIAS yn eistedd y tu ôl i nifer o systemau cenedlaethol i dynnu sylw at achosion o fynediad amhriodol posibl i hysbysu Byrddau Iechyd ac Ymddiriedolaethau GIG Cymru gydag adroddiadau hysbysu dyddiol am fynediad defnyddwyr.

Fframwaith ar gyfer Polisi a Llywodraethu

Mae fframwaith polisi data cenedlaethol i Gymru yn hanfodol i'r uchelgeisiau i wneud defnydd gwell o ddata iechyd a gofal. Mae polisi yn y cyd-destun hwn yn golygu datganiad o fwriad y llywodraeth a gefnogir gan fesurau deddfwriaethol, polisi a chanllawiau sy'n helpu sefydliadau i weithio tuag at ganlyniadau y cytunwyd arnynt. Mae angen i'r bwriad gael ei ategu gan gynllun gweithredu gyda chamau gweithredu a pherchnogion.

Mae gan IGDC y profiad a'r wybodaeth i gyfrannu at ddatblygu polisi data yng Nghymru ond mae angen i Weinidogion Cymru, drwy Lywodraeth Cymru, sefydlu'r safbwynt ar bolisi data. O'r herwydd, mae gweithgareddau IGDC wedi bod yn cefnogi, yn lobïo am weithredu ac yn codi ymwybyddiaeth ar draws y system iechyd a gofal.

Mae cyfrifoldebau Llywodraethu Gwybodaeth IGDC yn cael eu monitro gan y Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol trwy'r Adroddiad Sicrwydd Llywodraethu Gwybodaeth sefydlog.

Mae sgôr IGDC yn dangos lefel uchel o gydymffurfiaeth. Dim ond fel canllaw i lefel cydymffurfiaeth Llywodraethu Gwybodaeth IGDC y dylid defnyddio'r sgôr. Nid oes disgwyl i sefydliadau sy’n cwblhau’r Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth gyflawni 100% ar draws pob adran gan fod bwriad i’r hunanasesiad gael ei ddefnyddio i nodi meysydd i’w gwella. Felly, lle nad yw IGDC wedi sgorio 100% mewn rhai adrannau, nid yw hyn yn nodi nad yw'r sefydliad yn bodloni'r gofynion cyfreithiol ar gyfer yr adrannau hyn, yn fwy felly, mae'n nodi meysydd y gellir eu gwella.

Yn dilyn cyflwyno Pecyn Cymorth IG, nodwyd camau gweithredu i wella cydymffurfiaeth IGDC â deddfwriaeth, safonau ac arfer da ar gyfer ei gyflwyniad nesaf (2024/25). Mae'r rhain wedi'u nodi mewn cynllun gweithredu gyda diweddariadau ar gamau gweithredu allweddol a ddarperir i'r Pwyllgor fel rhan o'r Adroddiad Sicrwydd Llywodraethu Gwybodaeth.

Cyflwynwyd Pecyn Cymorth Llywodraethu Gwybodaeth 2024/25 ar 31 Mawrth 2025, gyda'r canlyniad a'r cynllun gweithredu wedi’u cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu a Diogelwch Digidol.

Mae cyfrifoldebau IGDC wedi ehangu dros amser i gefnogi trefniadau rhannu gwybodaeth a sicrwydd ar gyfer ei strategaethau a'i raglenni mewnol ei hun yn ogystal â'r rhai sy'n cael eu darparu gan sefydliadau eraill. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol:

• Cofnod Unigol y Claf
• Yr Adnodd Data Cenedlaethol (NDR)
• Addewid Data
• Gwasanaethau Digidol ar gyfer Cleifion a’r Cyhoedd (DSPP)
• Rhaglen Strategol ar gyfer Gofal Sylfaenol
• Rheoli Meddyginiaethau
• System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru

Cod Ymarfer Llywodraeth Cymru: Cyflwynwyd Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi i amlygu’r angen, ar bob cam o’r gadwyn gyflenwi, i sicrhau bod arferion cyflogaeth da yn bodoli ar gyfer yr holl weithwyr, yn y Deyrnas Unedig a thramor.

Mae IGDC wedi ymrwymo i wreiddio egwyddorion y Cod a’r Deddf Caethwasiaeth Fodern 2015, gan adlewyrchu ein cyfrifoldebau fel cyflogwr sector cyhoeddus i ddileu arferion cyflogaeth anghyfreithlon ac anfoesegol fel:

• Anghydraddoldeb
• Caethwasiaeth fodern a sathru ar Hawliau Dynol
• Hunangyflogaeth ffug
• Defnydd annheg o gynlluniau ambarél a chontractau dim oriau
• Pheidio â thalu’r Cyflog Byw

Yn ystod 2024/25, cymerwyd y camau canlynol:

• Talwyd cyfradd cyflog byw y llywodraeth ar ei raddfa gyflog isaf (band mynediad bellach Agenda ar gyfer Newid Band 3; nid yw Bandiau 1 a 2 yn cael eu defnyddio mwyach).
• Cynhaliodd bolisi Mynegi Pryderon (Chwythu’r Chwiban) i ganiatáu i staff, cyflenwyr neu gontractwyr roi gwybod am gamymddwyn gyda diogelu rhag anfantais.
• Gweithredodd brosesau cadarn IR35 i atal hunangyflogaeth ffug a sicrhau cyflog teg, hawliau cyflogaeth a chydymffurfiaeth dreth.
• Ni weithiwyd staff na gweithwyr ar gontractau dim oriau.
• Gweithredodd bolisi recriwtio a dewis agored a theg, gan gefnogi cydraddoldeb trwy hysbysebu cynhwysol a gwneud adroddiadau drwy’r Cynllun Cydraddoldeb Strategol (SEP).
• Gweithiodd mewn partneriaeth â’r undebau llafur, darparwr cymorth gweithwyr a rhwydweithiau ehangach, gan gynnwys sesiynau gwrth-fwlio a gwrth-aflonyddu ar y cyd.
• Cadwodd ymrwymiad i'r Siarter Cynhwysiant Digidol a derbyniodd achrediad “rhagorol” ym mis Ionawr 2024.
• Gweithredodd bolisi diwygiedig Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn cynnwys cyflog, hawliau cyflogaeth, hyfforddiant a datblygiad.
• Cyflwynwyd adroddiad Cyflog rhwng y Rhywiau i Fwrdd IGDC ym mis Mawrth 2025.

Fel Swyddog Atebol, mae gennyf gyfrifoldeb dros adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol. Caiff fy adolygiad ei lywio gan waith yr archwilwyr mewnol, y swyddogion gweithredol sy’n gyfrifol am gynnal y fframwaith rheolaeth fewnol, a sylwadau gan archwilwyr allanol yn eu llythyrau ac adroddiadau archwilio.

Mae’r Bwrdd a’i Bwyllgorau yn dibynnu ar sawl ffynhonnell o sicrwydd mewnol ac allanol sy’n dangos effeithiolrwydd system rheolaeth fewnol yr Awdurdod Iechyd Arbennig ac yn cynghori lle mae meysydd i’w gwella. Mae’r elfennau hyn wedi’u manylu uchod yn nogfen Fframwaith Rheolaeth Bwrdd IGDC.

Mae’r prosesau sydd ar waith i gynnal ac adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn cynnwys:

• Trosolwg gan y Bwrdd a Phwyllgorau o sicrwydd mewnol ac allanol, a dal Cyfarwyddwyr Gweithredol a Rheolwyr Uwch i gyfrif
• Cyfarwyddwyr Gweithredol a Rheolwyr Uwch yn gyfrifol am ddatblygu, gweithredu a chynnal y fframwaith rheolaeth fewnol, a gyrru gwelliant parhaus
• Trosolwg o risg weithredol trwy’r Bwrdd a’i Bwyllgorau
• Trosolwg o risg twyll trwy dîm Gwrthdwyll Lleol Caerdydd a’r Fro
• Monitro gweithredu argymhellion trwy’r traciwr archwilio, dan oruchwyliaeth y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd
• Trosolwg y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd o drefniadau archwilio, rheoli risg a sicrwydd
• Pob Pwyllgor Bwrdd yn cyflwyno adroddiadau blynyddol i Fwrdd mis Mawrth 2025, yn manylu ar eu gwaith a’u prif benderfyniadau yn ystod y flwyddyn

Rwy’n fodlon bod y mecanweithiau sydd ar waith i asesu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol yn gweithio’n dda ar y cyfan. Mae gan yr Awdurdod Iechyd Arbennig y cydbwysedd priodol o sicrwydd gan Gyfarwyddwyr Gweithredol, y Bwrdd a’i Bwyllgorau, ac Archwilio Mewnol IGDC.

Mae Archwilio Mewnol, trwy’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, yn darparu llif sicrwydd i mi fel Swyddog Atebol a’r Bwrdd ar y system rheolaeth fewnol. Rwyf wedi comisiynu rhaglen o waith archwilio a gyflawnwyd yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus gan Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru. Cytunir ar gwmpas y gwaith hwn gyda’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd ac mae’n canolbwyntio ar feysydd risg sylweddol a blaenoriaethau gwella lleol.

Mae’r farn gyffredinol gan y Pennaeth Archwilio Mewnol ar lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn swyddogaeth o’r rhaglen archwilio hon sy’n seiliedig ar risg, ac mae’n cyfrannu at y sicrwydd ehangach sydd ar gael i’r Bwrdd wrth adolygu effeithiolrwydd ac wrth gefnogi ein hymdrech i wella’n barhaus.

Mae’r rhaglen wedi’i chyflawni’n sylweddol yn unol â’r amserlen y cytunwyd arni. Cymeradwywyd unrhyw newidiadau angenrheidiol yn ystod y flwyddyn gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd, ac mae adroddiadau cynnydd archwilio rheolaidd wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor.

Er bod mân ddiwygiadau wedi’u gwneud i’r cynllun yn ystod y flwyddyn, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol yn fodlon bod digon o sylw archwilio mewnol wedi’i gyflawni yn ystod y cyfnod adrodd i ddarparu’r Farn Flynyddol.

Wrth lunio’r Farn, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi ystyried effaith yr holl archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod, a grynhoir yn y tabl isod:

Sicrwydd Rhesymol – Gall y Bwrdd fod yn rhesymol o sicr fod y trefniadau i sicrhau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol, yn y meysydd a adolygwyd, wedi’u dylunio’n briodol ac wedi’u gweithredu’n effeithiol. Mae rhai materion angen sylw rheolwyr o ran cynllun rheolaeth neu gydymffurfiaeth, gydag effaith isel i gymedrol ar y risg weddilliol hyd nes y cânt eu datrys.

Wrth lunio’r farn hon, mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol wedi nodi bod mwyafrif yr adolygiadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn wedi dod i gasgliadau cadarnhaol gyda threfniadau rheoli cadarn yn gweithredu mewn rhai meysydd. Roedd Cynllun Archwilio Mewnol 2024/25 yn cynnwys archwiliadau dros amcanion gweithredol allweddol, cyflawniadau digidol a risgiau cysylltiedig.

O’r barnau a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn:

• 2 wedi’u dyrannu Sicrwydd Sylweddol
• 9 wedi’u dyrannu Sicrwydd Rhesymol
• 0 adroddiad gyda barn Sicrwydd Cyfyngedig neu Dim Sicrwydd
• 1 adroddiad cynghorol a ystyriwyd yn y farn

Cyhoeddwyd pum adroddiad pellach cyn diwedd y flwyddyn, a gymerwyd i ystyriaeth wrth lunio’r farn ond a gaiff eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd yn ystod 2025/2026. Mae’r rhain yn cynnwys:

• 4 wedi’u dyrannu Sicrwydd Rhesymol
• 1 wedi’i ddyrannu Sicrwydd Cyfyngedig

Nod y gwaith hwn yw helpu i gyflawni gofyniad statudol yr Archwilydd Cyffredinol i fod yn fodlon bod IGDC wedi gwneud trefniadau priodol i sicrhau cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau o dan adran 61 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Roedd y gwaith yn canolbwyntio’n benodol ar drefniadau IGDC mewn perthynas â llywodraethu; cynllunio strategol; rheolaeth ariannol; a rheoli’r gweithlu, asedau digidol, yr ystâd ac asedau corfforol eraill.

Canfu’r Asesiad Strwythuredig 2024 y canlynol: “Mae trefniadau corfforaethol IGDC yn cefnogi llywodraethu da a defnydd effeithlon, effeithiol a darbodus o adnoddau. Fodd bynnag, nawr mae angen iddo ddefnyddio ei strategaeth hirdymor newydd i ddangos ei werth a chyfnerthu ei safle fel arweinydd a galluogwr systemau digidol yn y GIG.”

Mae argymhellion Archwilio Cymru ynghyd ag ymateb y rheolwyr yn cael eu cofnodi a’u cyflwyno ym mhob cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd.

Fel y nodir drwy’r datganiad hwn a’r Adroddiad Blynyddol, nid oes unrhyw faterion rheoli na materion llywodraethu sylweddol wedi codi yn 2024/25. Fodd bynnag, mae pwysau ariannol ar wasanaethau cyhoeddus yn parhau ar draws y system. Yn ogystal, gan fod dibyniaeth ar ddigidol a data yn parhau i gynyddu flwyddyn ar ôl blwyddyn, mae’r bygythiad seiber yn parhau i fod yn risg uchel i IGDC barhau i’w reoli. Byddaf yn sicrhau bod ein Fframwaith Llywodraethu yn ystyried ac yn ymateb i’r angen hwn.

Llofnodwyd gan: Helen Thomas
Prif Weithredwr

Dyddiad: 26 Mehefin 2025